Powiat Włocławski

Uchwała nr 642/06
Zarządu Powiatu
z dnia 15 listopada 2006

w sprawie zasad planowania, organizacji i sposobu przeprowadzania audytu w Starostwie Powiatowym we Włocławku i jednostkach organizacyjnych Powiatu Włocławskiego

Na podstawie § 58 w związku z § 60 ust. 1 pkt 4 i 5 Statutu Powiatu Włocławskiego (Dz. Urz. Woj. Kujawsko-Pomorskiego z 2002 r. Nr 31, poz. 584 z późn. zm.[1]) uchwala się, co następuje:

Dział I
Przepisy wspólne
 
Rozdział 1 Przepisy ogólne

     § 1. 1. Uchwała  określa  zasady  planowania,  organizacji  i  sposób  przeprowadzania  audytu w Starostwie Powiatowym we Włocławku oraz w jednostkach organizacyjnych powiatu, utworzonych przez powiat w celu wykonywania jego zadań wynikających z ustaw i zaliczanych w świetle ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.[1]) do jednostek podsektora samorządowego, z zastrzeżeniem ust. 2  i 3.
     2.  Audyt w Samodzielnym Publicznym Zespole Przychodni Specjalistycznych we Włocławku może być planowany i przeprowadzany wyłącznie na zlecenie rady powiatu.
     3.  Audytem obejmuje się również środki Funduszu Pracy.
     
    § 2. 1. Użyte w uchwale, niezależnie od liczby i przypadku, określenia oznaczają:
1)  audyt – audyt wewnętrzny w rozumieniu ustawy, o której mowa w § 1 ust. 1;
2)  jednostka – Powiat Włocławski, jako jednostkę samorządu terytorialnego;
3)  rada powiatu – Radę Powiatu we Włocławku;
4)  zarząd powiatu – Zarząd Powiatu we Włocławku, jako kierownika jednostki w rozumieniu przepisów działu I, rozdziału 5 ustawy, o której mowa w § 1 ust1;
5)  starostwo – Starostwo Powiatowe we Włocławku;
6)   jednostka organizacyjna powiatu – jednostkę, o której mowa w § 1 ust. 1;
7)   starosta – Starostę Włocławskiego, jako zwierzchnika służbowego kierowników jednostek organizacyjnych oraz kierownika starostwa;
8)   kierownik jednostki organizacyjnej powiatu – kierownika jednostki, o której mowa w § 1 ust. 1;
9)   audyt – audyt wewnętrzny w rozumieniu ustawy, o której mowa w § 1 ust. 1;
10)  audytor – audytora wewnętrznego zatrudnionego w starostwie;
11)  komórka wewnętrzna – wewnętrzną komórkę organizacyjną w starostwie lub jednostce organizacyjnej powiatu, działającą na podstawie regulaminu organizacyjnego lub statutu;
12) kierownik komórki wewnętrznej – naczelnika wydziału lub kierownika innej komórki organizacyjnej w starostwie lub jednostce organizacyjnej powiatu.
    2.  Określone w niniejszej uchwale zadania i kompetencje zarządu powiatu, jako kierownika jednostki w rozumieniu przepisów działu I, rozdziału 5 ustawy, o której mowa w § 1 ust. 1 oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 112, poz.765), w zakresie dotyczącym planowania i  przeprowadzania audytu w jednostkach organizacyjnych powiatu wykonuje starosta, o ile nie zostały zastrzeżone w niej dla zarządu powiatu.
 
 
Rozdział 2 Istota i cele audytu    

       § 3. Istotą audytu jest wykrywanie i określanie potencjalnego ryzyka związanego z działalnością starostwa i jednostek organizacyjnych powiatu oraz badanie i ocenianie prawidłowości i efektywności funkcjonujących systemów kontroli wewnętrznej, służących bieżącemu eliminowaniu lub ograniczeniu takiego ryzyka.
 
       § 4. Ogólnym celem prowadzenia audytu jest usprawnianie funkcjonowania starostwa i jednostek organizacyjnych powiatu, głównie poprzez wskazywanie, w ramach podjętych działań, słabych stron sposobu zarządzania i nadzorowania realizowanych zadań oraz funkcjonujących w tym zakresie systemów kontroli wewnętrznej.
 
       § 5. Działania podejmowane w ramach audytu obejmują:
1)  niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli, w wyniku którego starosta i kierownicy jednostek organizacyjnych powiatu z tytułu wykonanego audytu oraz zarząd uzyskują obiektywną i niezależną oceną adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów;
2)   czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mające na celu usprawnienie funkcjonowania starostwa i jednostek organizacyjnych powiatu.
 
       § 6. Ocena, o której mowa w § 5 pkt 1, dotyczy w szczególności:
1)  zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi procedurami wewnętrznymi;
2)  efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli;
3)  wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu.
 
 
Rozdział 3 Koordynacja audytu. Prawa i obowiązki audytora  

    § 7. 1.Starosta koordynuje sprawami związanym z planowaniem i przeprowadzaniem audytu w starostwie i jednostkach organizacyjnych powiatu.
     2. Zadania określone w ust. 1, starosta wykonuje przy pomocy audytora zatrudnianego przez siebie w trybie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach prawa.
     3. Audytor podlega bezpośrednio staroście. Starosta zapewnia audytorowi organizacyjną odrębność wykonywanych zadań.
     4. Merytoryczny nadzór nad audytorem sprawuje starosta.
 
     § 8. Starosta oraz kierownicy jednostek organizacyjnych powiatu, podczas przeprowadzania audytu, zapewniają audytorowi:
1)  prawo dostępu do wszelkich dokumentów i materiałów oraz innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu;
2)  możliwość żądania od podległych i nadzorowanych pracowników składania bezpośrednio audytorowi wyjaśnień i udzielania informacji w zakresie niezbędnym do właściwego i efektywnego przeprowadzenia audytu;
3)  dostęp do pomieszczeń kierowanej jednostki, z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.[2]) oraz innych ustaw dotyczących innych informacji prawnie chronionych;
 
     § 9. 1. Audytor, przy wykonywaniu swoich obowiązków, postępuje zgodnie z przepisami prawa oraz Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, wprowadzonymi komunikatem nr 11 Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2006 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 56).
     2. Audytor zobowiązany jest postępować zgodnie z Kodeksem etyki pracowników Starostwa Powiatowego we Włocławku, a w zakresie wykraczającym poza uregulowania tego kodeksu zgodnie z Kodeksem etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, ogłoszonym w komunikacie nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006 r. 
 
 
Rozdział 4 Plan i podjęcie audytu. Sprawozdawczość i czynności doradcze  

     § 10. 1. Audyt   w   starostwie   i   jednostkach   organizacyjnych   powiatu  przeprowadzany  jest  na podstawie rocznego planu audytu, zwanego dalej „planem audytu”, z zastrzeżeniem § 11. 
    2. Plan    audytu   przygotowuje audytor   w   porozumieniu   ze   starostą   i   zarządem   powiatu z   zachowaniem terminu określonego w ustawie, o której mowa w  § 1 ust. 1.
    3. Kopie planu audytu audytor,  za  pośrednictwem  starosty, przekazuje kierownikom jednostek organizacyjnych powiatu.
     
     § 11. 1. Audyt w starostwie i jednostkach organizacyjnych powiatu może być przeprowadzony poza planem audytu:
1)  na umotywowany wniosek:
a)  audytora,
b)  kierownika jednostki organizacyjnej powiatu, pozytywnie zaopiniowany przez audytora,
     z zastrzeżeniem ust. 2;
2)  z inicjatywy starosty;
3)  z inicjatywy zarządu powiatu;
4)  na zlecenie rady powiatu.
      2. Wnioski zatwierdzone przez starostę stają się podstawą do przeprowadzenia audytu poza planem audytu.
        
      § 12. Do przeprowadzenia audytu konkretnego zadania, wynikającego z planu audytu lub ustalonego w trybie § 11, audytora uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez starostę oraz dowód tożsamości.
            
      § 13. Jeżeli zakres audytu wymaga udziału w jego przeprowadzeniu osób posiadających specjalne kwalifikacje lub uprawnienia audytor może wystąpić do starosty z pisemnym wnioskiem o powołanie takiej osoby w charakterze rzeczoznawcy.
 
      § 14. 1. Jeżeli w trakcie realizacji planu audytu, nie wcześniej jednak niż po upływie 6 miesięcy roku objętego tym planem, audytor stwierdzi, że przeprowadzenie wszystkich zadań ujętych w tym planie nie będzie możliwe, podejmuje on inicjatywę jego zmiany.
      2. Zmiany planu audytu dokonywane są z zachowaniem trybu określonego w § 10.
 
      §  15. Audytor, za pośrednictwem starosty, przedstawia zarządowi powiatu:
1) w terminie do końca miesiąca lipca, półroczną informację o stanie realizacji planu audytu oraz działaniach podjętych poza tym planem;
2)  do końca marca każdego roku, roczne sprawozdanie z realizacji planu audytu za poprzedni rok i działaniach podjętych poza planem.
 
      § 16. Zarząd powiatu może w każdej chwili wystąpić do starosty o przedłożenie bieżących informacji w sprawach, o których mowa w § 15.
             
      § 17. Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu, audytor dostrzeże czyny o znamionach, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe, jest on zobowiązany niezwłocznie zawiadomić o tym starostę.
      
      § 18. 1. Audytor, w ramach przeprowadzanego audytu, wykonuje czynności doradcze.
       2. Czynności, o których mowa w ust. 1, podejmuje:
1) na wniosek starosty;
2) na pisemne polecenie starosty;
3) na pisemny wniosek kierownika jednostki organizacyjnej powiatu, z zastrzeżeniem ust. 3.
      3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, wymaga opinii audytora oraz zgody starosty.
      4. Starosta lub kierownik jednostki organizacyjnej powiatu, na rzecz którego wykonane zostały czynności doradcze, nie są związani zaleceniami, wnioskami i opiniami wydanymi w wyniku zakończenia tych czynności.
 
 
Dział II
Przepisy szczególne
 
Rozdział 5 Przeprowadzanie audytu w starostwie
 
       § 19. 1. Przed przystąpieniem do przeprowadzenia audytu, audytor przeprowadza naradę otwierającą z udziałem kierownika komórki wewnętrznej, w której przeprowadzany będzie audyt.  
       2. Na wniosek kierownika komórki, o którym mowa w ust. 1,  w naradzie mogą uczestniczyć inni pracownicy starostwa wyznaczeni przez starostę oraz sekretarz powiatu lub skarbnik powiatu – odpowiednio do zakresu przedmiotowego audytu i zadań należących do ich właściwości w świetle regulaminu organizacyjnego starostwa.
     

      § 20. 1. Po zakończeniu audytu, w celu przedstawienia wstępnych ustaleń i wniosków z audytu, audytor przeprowadza naradę zamykającą z udziałem kierownika komórki wewnętrznej. Przepis § 19 stosuje się odpowiednio.
      2.  W naradzie zamykającej mogą uczestniczyć osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki, w której przeprowadzany jest audyt, w szczególności sekretarz powiatu lub skarbnik powiatu, a także pracownicy tej komórki, wskazani przez jej kierownika.
     3. O terminie narady zamykającej audytor informuje starostę lub wicestarostę – odpowiednio do nadzoru kompetencyjnego sprawowanego nad komórką wewnętrzną poddaną audytowi, określonego
w odpowiedniej uchwale zarządu powiatu oraz sekretarza powiatu lub skarbnika - odpowiednio do zakresu przedmiotowego audytu i zadań należących do ich właściwości w świetle regulaminu organizacyjnego starostwa.
    
       § 21.  Z przeprowadzenia narad, o których mowa w § 19 i § 20, audytor sporządza protokół.
      
       § 22. 1. Z przeprowadzonego audytu, po odbyciu narady zamykającej, audytor sporządza sprawozdanie, przedstawiające kierownikowi komórki wewnętrznej, w której przeprowadzony był audyt, w sposób jasny, rzetelny i zwięzły, ustalenia i wnioski poczynione w trakcie zakończonego audytu.
      2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, audytor przekazuje kierownikowi komórki wewnętrznej za pisemnym potwierdzeniem odbioru.
      3. Kierownik komórki wewnętrznej może zgłosić audytorowi na piśmie w terminie określonym
przez audytora, nie krótszym niż 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące ustaleń zawartych w sprawozdaniu.
      4. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, audytor dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające, a w przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania. Zmienione lub uzupełnione sprawozdanie audytor niezwłocznie przedkłada staroście i kierownikowi komórki wewnętrznej, w której przeprowadzony był audyt z zachowaniem trybu określonego w ust. 2.
      5. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, audytor niezwłocznie przekazuje staroście sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2, wraz ze sporządzonym w formie pisemnej swoim stanowiskiem i jego uzasadnieniem, a kierownikowi komórki wewnętrznej swoje stanowisko i jego uzasadnienie.
      6. Starosta, na podstawie sprawozdania, o którym mowa w ust. 4 lub ust. 5, podejmuje działania mające na celu usunięcie uchybień lub wprowadzenie usprawnień, wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń zawartych w sprawozdaniu i wskazuje termin ich realizacji oraz informuje o tym audytora.
 
     § 23. 1. Nadzór nad realizacją ustaleń, o których mowa w § 22 ust. 6, sprawuje starosta
za pośrednictwem audytora.
      2. Audytor, w ramach zadań określonych w ust. 1, podejmuje czynności sprawdzające w zakresie realizacji ustaleń, o których mowa w § 22 ust. 6, w tym zaleceń, wniosków i uwag zawartych w sprawozdaniu, głównie poprzez dokonanie oceny zakresu i terminów ich wdrożenia przez osoby do tego zobowiązane.
            
      § 24. 1. Czynności  sprawdzające  audytor  podejmuje w terminie miesiąca od wyznaczonej w trybie § 22 ust. 6, daty realizacji zaleceń.
      2. W ramach czynności sprawdzających, w zależności od znaczenia oraz złożoności uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu oraz ustaleń, o których mowa w § 22 ust. 6, a także ryzyka związanego ze skutkami nie realizowania lub niezrealizowania tych ustaleń, zaleceń, uwag i wniosków, audytor może:
1) poddawać badaniom terminowość i sposób realizacji zaleceń, wniosków i uwag zawartych
w sprawozdaniu oraz ustaleń starosty, w tym konkretnych procedur z nich wynikających;
2) podjąć inicjatywę przeprowadzenia audytu sprawdzającego, z zastrzeżeniem ust. 3.
      3. Przeprowadzenie audytu sprawdzającego może nastąpić za zgodą starosty na pisemny umotywowany wniosek audytora.
     4. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor zamieszcza w notatce informacyjnej, w której może zawrzeć wniosek o przeprowadzenie audytu sprawdzającego.
      5. Notatkę, o której mowa w ust. 3, audytor przekazuje kierownikowi komórki wewnętrznej, w której podjęto czynności sprawdzające, oraz staroście.
 
Rozdział 6 Przeprowadzanie audytu w jednostkach organizacyjnych powiatu  

     § 25. 1. Przed przystąpieniem do przeprowadzenia audytu, audytor przeprowadza naradę otwierającą z udziałem kierownika jednostki organizacyjnej powiatu, w której przeprowadzany będzie audyt. 
      2. W naradzie, o której mowa w ust. 1, mogą uczestniczyć inni pracownicy tej jednostki wyznaczeni przez jej kierownika, w szczególności kierownicy komórek wewnętrznych objętych audytem. 
      3. O terminie narady, o której mowa w ust. 1, audytor informuje starostę lub wicestarostę – odpowiednio do nadzoru kompetencyjnego sprawowanego nad jednostką organizacyjna powiatu poddaną audytowi, określonego w odpowiednim zarządzeniu starosty.
   
     § 26.  Po zakończeniu audytu, w celu przedstawienia wstępnych ustaleń i wniosków z audytu, audytor zwołuje naradę zamykającą. Przepisy § 25 stosuje się odpowiednio. 
       
     § 27.  W zakresie spraw uregulowanych w § 21 – 24 przepisy te stosuje się odpowiednio w niniejszym rozdziale, przy czym użyte w nich wyrazy ,,kierownik komórki wewnętrznej” zastępują wyrazy ,,kierownik jednostki organizacyjnej powiatu”. 
 
     §  28. Kierownik jednostki organizacyjnej powiatu, na podstawie otrzymanych w trybie § 22 ust. 6 ustaleń, podejmuje wewnętrzne działania zmierzające do ich pełnej i terminowej realizacji.
 
 
Dział III
Przepisy przejściowe i końcowe      
 
     § 29.  Plan audytu na rok 2007 przygotowany przez audytora w porozumieniu ze starostą przed wejściem w życie uchwały zachowuje swoją moc.
 
     § 30.  W sprawach dotyczących planowania i przeprowadzania audytu, które nie zostały uregulowane w   niniejszej   uchwale,   stosuje   się   przepisy   ustawy,   o  której  mowa w  § 1 ust. 1 uchwały oraz  rozporządzenie, o którym mowa  § 2 ust. 2 uchwały.
 
     § 31. Uchwała wchodzi w życie z dniem 15 listopada 2006r.                                                                  

Zarząd Powiatu w składzie:

Piotr Stanny

Ryszard Machnowski

Bogdan Domżalski

Janina Mierzwicka

Grażyna Sypczyńska

[1] Zmiany ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 69, poz. 962, Nr 169, poz. 1420, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708.

[2] Zmiana tekstu jednolitego została ogłoszona w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 149, poz. 1078.