Powiat Włocławski

Zarządzenie Nr 9/2017 Starosty Włocławskiego z dnia 15 lutego 2017 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym we Włocławku

 
w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym we Włocławku.

Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 2, § 42 ust. 3, § 48 i Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) oraz § 8 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego we Włocławku stanowiącego załącznik do uchwały Nr 196/16 Zarządu Powiatu we Włocławku z dnia 08 kwietnia 2016 r. zmienionego uchwałą Nr 303/16 Zarządu Powiatu z dnia 15 września 2016 r., uchwałą Nr 346/16 Zarządu Powiatu we Włocławku z dnia  31 października 2016 r. oraz uchwałą Nr 409/17 Zarządu Powiatu we Włocławku z dnia 5 stycznia 2017 r. zarządzam, co następuje:
 
§ 1. Zrządzenie określa :
1)      wskazanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych,
2)      wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych,
3)      listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkty kancelaryjne,
4)      innych czynności organizacyjnych związanych z obsługą kancelaryjna starostwa.
§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) instrukcja kancelaryjna – załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
2) kancelaria starostwa – odpowiednie stanowisko pracy utworzone w wydziale właściwym do spraw organizacji,
3) sekretariat starostwa – odpowiednie stanowisko pracy utworzone w wydziale właściwym do spraw organizacji,
4) starostwo – Starostwo Powiatowe we Włocławku,
5) starosta – Starosta Włocławski.
 
§ 3. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w starostwie jest system tradycyjny w rozumieniu przepisów instrukcji kancelaryjnej.
2. Od systemu określonego w ust. 1 nie ma wprowadzonych w starostwie wyjątków.
§ 4. 1. Wyznacza się Panią Agnieszkę Szarzankiewicz zatrudnioną w na stanowisku podinspektora w Wydziale Zarządzania, Administracji i Bezpieczeństwa jako koordynatora czynności kancelaryjnych.
2. Zakres zadań koordynatora czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna.
3. W zakresie realizacji zadań, o których mowa w ust. 1 koordynator czynności kancelaryjnych podlega wyłącznie staroście.
§ 5. 1. Ustala się następujące punkty kancelaryjne dla przyjmowania przesyłek przychodzących:
1)      sekretariat starostwa,
2)      kancelaria starostwa.
2. Zakres zadań na stanowiskach, o których mowa w ust. 1 określają regulaminy wewnętrzne wydziałów oraz indywidualne zakresy czynności.
3. Przepisów ust. 1 nie stosuje się w przypadkach, w których, ze względów organizacyjnych załatwianie indywidualnych spraw interesantów odbywa się na podstawie bezpośrednio składanych podań, wniosków itp. na stanowiskach pracy. Przedmiotowe wyłączenie dotyczy wyłącznie spraw, które załatwiane są niezwłocznie i nie wymagają prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
§ 6. 1 Sekretariat starostwa przyjmuje następujące przesyłki:
1) oferty składanych w postępowaniach związanych z naborem pracowników na wolne stanowiska pracy,
2) oferty składane w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych,
3) oferty składane w ramach innych postępowań konkursowych prowadzonych przez starostwo.
2. Sekretariat starostwa przesyłki, o których mowa w ust. 1 po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przekazuje przewodniczącemu właściwej komisji powołanej przez starostę, a w przypadku nieobecności przewodniczącego komisji sekretarzowi odpowiedniej komisji lub innej wskazanemu przez starostę pracownikowi starostwa.
3. Komórki organizacyjne starostwa merytorycznie odpowiedzialne za przeprowadzenie postępowań, w ramach których składane są oferty, o których mowa w ust. 1 informują pracownika sekretariatu starostwa oraz Kancelarii starostwa o terminach, w których składane są przedmiotowe oferty.
4. Kancelaria starostwa lub inni nieupoważnienie pracownicy starostwa, którym doręczono przesyłki, o których mowa w § 6 ust. 1 są zobowiązani niezwłocznie przekazać przedmiotowe przesyłki Sekretariatowi starostwa.
§ 7. 1. Kancelaria starostwa przyjmuje przesyłki inne niż wymienione w ust. 1.
2. Kancelaria starostwa po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przekazuje przesyłki do dekretacji staroście.
3. Starosta może upoważnić pracownika starostwa do dokonywania w jego imieniu dekretacji. W przypadku braku osobistej dekretacji starosty lub pracownika upoważnionego przez starostę dekretacji przesyłek dokonuje sekretarz.
4. Po dokonaniu dekretacji przez zgodnie z ust. 3 Kancelaria starostwa przekazuje przesyłki kierowane do nadzorowanych komórek organizacyjnych celem dokonania dalszej dekretacji odpowiednio wicestaroście albo członkowi zarządu zgodnie z podziałem dotyczącym zakresu nadzoru merytorycznego wynikającym z regulaminu organizacyjnego.
5. Kancelaria starostwa dokonuje rozdziału zadekretowanych przesyłek do właściwych komórek organizacyjnych oraz pracowników starostwa.
§ 8. 1. Punkty kancelaryjne oraz osoby dokonujące czynności związanych z dekretacją nie otwierają następujących przesyłek:
1) zawierających  dopisek „do rąk własnych”,
2) zawierających informacje niejawne oznaczone odpowiednią klauzulą,
3) ofert składanych na ogłoszony nabór pracowników,
4) ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
5) ofert składanych w ramach innych postępowań konkursowych prowadzonych przez starostwo,
6) z krajowego rejestru karnego,
7) pisma kierowane do radców prawnych zatrudnionych w starostwie,
8) informację główna Komisji Orzekającej w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
2. Punkty kancelaryjne, o których mowa w § 6 ust. 1 prowadzą odrębne rejestry, których obowiązek prowadzenia w związku z realizowanymi zadaniami wynika z przepisów instrukcji kancelaryjnej.
§ 9. Korespondencję wytworzoną w starostwie, a także inne dokumenty i materiały przeznaczone do wysłania są kompletowane, kopertowane i adresowane w komórkach organizacyjnych, oraz przekazywane sukcesywnie pracownikowi Kancelarii starostwa do godz. 14.00.
§ 10. 1. Przesyłki skierowane do adresatów na terenie miasta Włocławek, określonych w załączniku do zarządzenia, doręczają wyznaczeni pracownicy starostwa lub inne upoważnione osoby w każdy poniedziałek, środę i piątek.
2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 przekazywane są celem doręczenia do wskazanych adresatów przez pracowników starostwa pracownikowi Kancelarii starostwa w dniach jej doręczenia do godz. 10.30.
3. Wyznaczony pracownik lub inna upoważniona osoba doręcza przesyłki, o których mowa w ust. 1 bezpośrednio do odbiorców, uzyskując potwierdzenia odbioru korespondencji na odpowiednim potwierdzeniu odbioru.
4. Przesyłki, które nie zostały doręczona zgodnie z ust. 1 lub wobec których nie można było uzyskać potwierdzenia odbioru zgodnie z ust. 3 przekazywane są pracownikowi Kancelarii starostwa. Doręczenie tychże przesyłek odbywa się poprzez operatora pocztowego.
5. Doręczanie, o którym mowa w ust. 1 na nie obejmuje:
1) przesyłek wartościowych,
2) przesyłek o znacznym ciężarze lub objętości,
3) przesyłek zawierających informacje niejawne w myśl odpowiednich przepisów,
4) przesyłek, wobec których osoba podpisująca przesyłkę zadecydowała doręczeniu przesyłki przez operatora pocztowego.
6. Pracownik Kancelarii starostwa stosuje odpowiednie formularz potwierdzenia odbioru spełniające wymogi określone przepisami prawa.
§ 11. 1. Przesyłki przeznaczone do wysłania ze starostwa za pośrednictwem telefaksu wysyłają:
1) pracownicy Biura Rady i Ochrony Informacji - dotyczącą wyłącznie spraw związanych z działalnością rady i radnych powiatu;
2) pracownicy Wydziału Komunikacji – dotyczącą spraw z zakresu działania Wydziału Komunikacji,
3) pracownik Wydziału Zarządzania, Administracji i Bezpieczeństwa realizujący zadania z zakresu bezpieczeństwa – w zakresie realizowanych zadań;
4) pracownik Kancelarii starostwa – pozostałe przesyłki, które nie zostały wymienione w pkt. 1-3.
2. Przesyłki przeznaczone do doręczenia za pomocą skrzynek poczty elektronicznej inne niż przesyłki, o których mowa w § 12 ust. 1 ze starostwa drogą elektroniczną wysyłają pracownicy starostwa obsługujący poszczególne skrzynki adresowe tej poczty oraz inne osoby wyznaczone do tego przez starostę w odrębnym trybie.
§ 12. 1. Projekty pism przeznaczone do podpisu elektronicznego starosty, wicestarosty, członka zarządu, sekretarza przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej. Projekt pisma w wersji elektronicznej przekazywany jest do Kancelarii starostwa. Do projektu pisma w wersji elektronicznej dołącza się do wglądu projekt pisma w formie papierowej, posiadający odpowiednią aprobatę.
2. Regulaminy wewnętrzne wydziałów określają tryb przekazywania pism przeznaczonych do akceptacji naczelników wydziałów lub innych upoważnionych pracowników wydziałów.
§ ­13. Zobowiązuję  się pracowników Starostwa, którzy w zakresie posiadanych obowiązków realizują zadania związane z czynnościami lub obsługą kancelaryjną do przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej, a w zakresie nieuregulowanym przez instrukcją kancelaryjną postanowień niniejszego zarządzenia.
§ 14. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia oraz przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej powierza się sekretarzowi powiatu.
§ 15. Traci moc zarządzenie nr Zarządzenie Nr 34/2016 Starosty Włocławskiego z dnia 08 września 2016 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych, w tym czynności związanych z elektroniczną skrzynką podawczą w Starostwie Powiatowym we Włocławku .
§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Pobierz pełną treść załącznika (13kB)