Powiat Włocławski

protokół z kontroli ROPS

1
Podstawa prawna kontroli
Na podstawie § 13 ust. 1-4 Aneksu nr 4 z dnia 30.04.2010 r. do Umowy ramowej   o   numerze   UDA-PQKL.07.Q1.02-04-003/08-00 zawartej w dniu 08.08.2008 roku oraz art.  27 ust.  1  pkt.  5 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. (Dz. U. z 2009, Nr 84, poz. 712, z późn. zm.). Upoważnienie nr 161/2011 zdnia 28.11.2011 r.
2
Nazwa jednostki kontrolującej
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Toruniu
3
Osoby uczestniczące w kontroli ze strony jednostki kontrolującej
Michał Janiak - Kierownik zespołu kontrolującego
Sylwia Stecyk-Brochocka - Członek zespołu kontrolującego
Krzysztof Jeliński - Członek zespołu kontrolującego (07.12.2011 r.)
4
Termin kontroli
07-08.12.2011 r.
5
Rodzaj kontroli (systemowa, projektu, planowa, doraźna)
Kontrola projektu systemowego (planowa)
6
Nazwa jednostki kontrolowanej
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku
7
Adres jednostki kontrolowanej
ul. Brzeska 15 87-800 Włocławek
8
Nazwa i numer
kontrolowanego
projektu,
Działanie/Priorytet, numer umowy, wartość projektu oraz wartość wydatków
zatwierdzonych do dnia kontroli
(w przypadku kontroli projektów)
Projekt   systemowy   Powiatowego   Centrum   Pomocy Rodzinie pt. „Podróż do samodzielności" o numerze WND-POKL.07.01.02-04­003/11
Priorytet VII Promocja integracji społecznej
Działanie 7.1. Rozwój i upowszechnienie aktywnej integracji
Poddziałanie 7.1.2 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez
powiatowe centra pomocy rodzinie
Numer umowy UDA-POKL.07.01.02-04-003/08-00
Wartość projektu: 223.112,85 zł
Wartość wydatków zatwierdzonych do dnia kontroli: 63.361,84 zł
9
Zakres kontroli
Kontrola dokumentacji dotyczącej realizacji projektu, sposób rekrutacji uczestników projektu, prawidłowość rozliczeń finansowych, sposób pozyskiwania   i    przechowywania    oraz    przetwarzania danych o uczestnikach projektu, poprawność dokumentacji dotyczącej personelu
Informacja pokontrolna nr 154/2011



 
 
projektu,    zgodność    danych    przekazywanych    we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego, poprawność udzielania zamówień publicznych, sposób realizacji działań promocyjnych, sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.
10
Informacje na temat sposobu wyboru dokumentów do kontroli oraz doboru próby skontrolowanych dokumentów
Kontroli dokonano w oparciu o:
 
 
-  Rozporządzenie Rady (WE) Nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR,  EFS oraz FS i  uchylające  rozporządzenie  (WE)  nr  1260/1999,  zwane dalej „rozporządzeniem ogólnym";
-  Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r.. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego   Funduszu  Rozwoju  Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;
-  Rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999;
-  Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009, Nr 84, poz. 712, z późn. zm.);
-  Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 Nr 113, poz. 759 z późn. zm.),
-  Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r.  o finansach publicznych (Dz. U. z 2010 Nr 157, poz. 1240, z późn. zm,);
-  Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.);
-  Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r.,Nr 101, poz. 926 z późn. zm.);
-  Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim


powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r., Nr 100, poz. 1024);
-     System realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 -2013;
-     Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL;
-     Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (luty 2009).
 
W trakcie kontroli wyjaśnień udzielały następujące osoby:
-     Pani Agnieszka Łoboda - Dyrektor PCPR;
-     Pani Halina Bończyk - koordynator;
-     Pani Agnieszka Afeltowicz-Młodecka - pracownik socjalny;
-     Pani Krystyna Linowska - księgowa projektu;
 
Zespól kontrolujący zweryfikował, z zastosowaniem metody „na chybił trafił", dokumentację 40% personelu projektu tj. 2 z 5 osób zaangażowanych w jego realizację.
Spośród 6 zrealizowanych form wsparcia, wytypowano do kontroli -w drodze metody „na chybił trafił" - dokumentację związaną z 2 formami wsparcia, co stanowi 33,33% dokumentacji. W zakresie rozliczeń finansowych zweryfikowano, z zastosowaniem metody na „chybił trafił", próbę wydatków z dwóch zatwierdzonych Wniosków o płatność, o numerach: DW.EFS.0724.7.1.2-003/02/02/11 WP z dnia 24.08.2011 r. oraz DW.EFS.0724.7.1.2-003/02/02/11 WP z dnia 04.11.2011 r., na łączną kwotę 21.516,28 zł, co stanowi 33,96% wszystkich wydatków ujętych w dwóch zatwierdzonych wnioskach o płatność (dwa Wnioski opiewały na łączną kwotę 63.361,84 zł). Ponadto z przedstawionej przez Beneficjenta listy 53 uczestników projektu, do kontroli metodą statystyczną z zastosowaniem interwału wybrano dokumenty 11 osób, co stanowi 20,76% ogólnej liczby uczestników.
Kontrolujący    zweryfikowali     całość     dokumentacji związanej

 
 
z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w kwocie powyżej 14.000 euro.
11
Ustalenia kontroli -krótki opis zastanego stanu faktycznego
Weryfikacja   zgodności   realizacji  projektu   z jego założeniami określonymi w umowie ramowej
Czas realizacji projektu obejmuje okres od 01.02.2011 r. do 31.12.2011 r.   Dokumenty   związane   z   realizacją  projektu przechowywane są w siedzibie Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku. W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych, Zespół kontrolujący skontrolował następującą dokumentację:
-    dokumentację dotyczącą rekrutacji uczestników projektu;
-    dokumentację związaną z personelem projektu;
-    dokumentację finansową;
-    dokumentację związaną z przeprowadzonymi formami wsparcia;
-    dokumentację dotyczącą sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu;
-    dokumentację związaną z realizacją działań promocyjnych;
-    sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu;
-    dokumentację związaną z udzielaniem zamówień publicznych;
-    zgodność   danych   przekazywanych   we   wniosku   o płatność z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta.
Podczas kontroli nie przeprowadzono wizyty monitoringowej ponieważ realizacja form wsparcia została już zakończona. Wizyta monitoringowa odbyła się w dniu 25.08.2011 r., co dokumentuje Informacja pokontrolna nr 86/2011 z dnia 29.08.2011 r.
Rekrutacja beneficjentów ostatecznych (kwalifikowalność uczestników projektu)
We Wniosku o dofinansowanie, Beneficjent założył objęcie wsparciem grupę    53    osób    nieaktywnych    zawodowo,    ze znacznym lub   umiarkowanym   stopniem   niepełnosprawności. Uczestnikami projektu   miały   być   osoby   w   wieku   aktywności zawodowej,

zamieszkujące na terenie powiatu włocławskiego, w tym grupa 10 uczestników z zaburzeniami psychicznymi, skupionych w Środowiskowym Domu Społecznym w Kowalu. Kontrolującym okazano Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w projekcie pt.: „Podróż do samodzielności" w 2011 roku, który określał warunki rekrutacji do projektu, instrumenty aktywizacji dla uczestników oraz zasady uczestnictwa w projekcie. Okazano również notatki służbowe odnośnie spotkań organizacyjnych, dotyczących działań w ramach projektu, które odbyły się w dniach:
-     14.02.2011 r., dotyczące podjęcia działań rekrutacyjnych oraz działań związanych z ochroną danych osobowych;
-     28.04.2011 r., dotyczące problemów rekrutacyjnych oraz kwestii koordynacji projektu;
-     23.05.2011   r.,   dotyczące   rozpoczęcia   zadań przewidzianych w projekcie;
-     04.08.2011 r., dotyczące realizacji projektu;
-     03.11.2011 r., dotyczące końcowej fazy projektu;
 
Zespół kontrolujący, jak wcześniej zaznaczono, zapoznał się z dokumentacją związaną z 11 uczestnikami projektu, którą do kontroli wyłoniono metodą statystyczną (tj. z zastosowaniem interwału). Wytypowana próba obejmowała dokumentację dotyczącą 9 osób, którym udzielono wsparcia w oparciu o kontrakt socjalny, oraz 2 osób, które pochodziły ze Środowiskowego Domu Samopomocowego w Kowalu. Zweryfikowana dokumentacja uczestników stanowiła 20,76% ogółu. Dokumentacja uczestników przechowywana jest w sposób uporządkowany. Przedmiotowa dokumentacja zawierała m.in.:
 
1) Beneficjenci uczestniczący w projekcie w oparciu o kontrakt socjalny:
-     Orzeczenia  o   stopniu  niepełnosprawności  -  kserokopia (brak poświadczenia niektórych orzeczeń za zgodność z oryginałem);
-     Ankieta rekrutacyjna dotycząca uczestnictwa w projekcie;

-    Kwestionariusz rodzinnego wywiadu środowiskowego;
-    Oświadczenie o przeciętnym dochodzie w gospodarstwie domowym uczestnika;
-    Zezwolenie na publikację wizerunku (w związku z planowanym fotoreportażem prasowym);
-    Oświadczenie o nieuczestniczeniu w innych projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Kontrolujący zwrócili uwagę na nieprawidłową treść Oświadczenia. Zgodnie z Zasadami przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w ramach PO KL, treść oświadczenia powinna dotyczyć niekorzystania z tego samego typu wsparcia w innych działaniach i Priorytetach w okresie realizacji projektu systemowego, w którym uczestnik bierze udział. W związku z powyższym, Zespół kontrolujący uznaje to jako uchybienie.
-    Deklaracja ostatecznego beneficjenta zawierająca elementy zakresu danych osobowych oraz oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Dokument zawierał większość elementów zakresu danych osobowych powierzonych do przetwarzania (stanowiącego załącznik nr 9 do umowy ramowej);
-    Poświadczenie zamieszkania/zameldowania;
-    Plan pracy z osobą/rodziną niepełnosprawną;
-    Zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wzięcia udziału w projekcie;
-    Indywidualny plan działania;
-    Oceny realizacji działań ustalonych w planie pracy;
-    Powiadomienie o terminie mediacji rodzinnych;
-    Wniosek lekarza o skierowaniu na turnus rehabilitacyjny
-    Wniosek o dofinansowanie ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób niepełnosprawnych uczestnictwa w turnusie rehabilitacyjnym;

-    Pismo informacyjne o zakwalifikowaniu do uczestnictwa w Projekcie;
-    Kontrakt socjalny;
-    Informacja uczestnika o wyborze turnusu rehabilitacyjnego;
-    Informacja o przyznaniu dofinansowania do uczestnictwa w turnusie rehabilitacyjnym (w niektórych teczkach osobowych);
-    Pismo informacyjne odnośnie wyjazdu na turnus rehabilitacyjny (w niektórych teczkach osobowych);
-    Oświadczenie organizatora turnusu rehabilitacyjnego dot. kosztów całkowitych turnusu dla uczestnika;
-    Pismo dotyczące przekazania dofinansowania turnusów rehabilitacyjnych;
-    Certyfikat ukończenia seminarium szkoleniowego „Poszukiwanie pracy - to pełnoetatowa praca";
-    Informacja o przebiegu turnusu rehabilitacyjnego;
-    Faktura za pobyt na turnusie rehabilitacyjnym (w niektórych teczkach osobowych);
-    Informacja z Powiatowego Urzędu Pracy we Włocławku dot. statusu uczestnika na rynku pracy (kopie poświadczone za zgodność z oryginałem - w niektórych teczkach osobowych)
-    Wyrok częściowy Sądu Wojewódzkiego - Sądu Pracy i Ubezpieczeń w Toruniu, dot. przyznania renty inwalidzkiej, kopia bez poświadczenia za zgodność z oryginałem (w teczce osobowej jednego uczestnika);
 
2) Beneficjenci uczestniczący w projekcie - uczestnicy pochodzący ze Środowiskowego Domu Samopomocy w Kowalu:
-    Orzeczenia o stopniu niepełnosprawności - kserokopia (brak poświadczenia niektórych orzeczeń za zgodność z oryginałem);
-    Kwestionariusz rodzinnego wywiadu środowiskowego;
-    Oświadczenie o dochodach;
-    Zezwolenie na publikację wizerunku;
-    Oświadczenie o nieuczestniczeniu w innych projektach współfinansowanych ze  środków Unii  Europejskiej  w ramach

Europejskiego Funduszu Społecznego Kontrolujący zwrócili uwagę na nieprawidłową treść Oświadczenia. Zgodnie z Zasadami przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w ramach PO AT;
-     Deklaracja ostatecznego beneficjenta zawierająca elementy zakresu danych osobowych oraz oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych;
-     Poświadczenie zamieszkania/zameldowania;
-     Plan pracy z osoba/rodziną niepełnosprawną;
-     Zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wzięcia udziału w projekcie (wydane przez lekarza);
-     Indywidualny plan działania;
-     Oceny realizacji działań ustalonych w planie pracy;
-     Zaświadczenie potwierdzające udział w plenerze malarskim w Ciechocinku;
-     Powiadomienie o mediacjach rodzinnych;
 
Po zapoznaniu się z powyższą dokumentacją, Zespół kontrolujący stwierdza, iż wszystkie dokumenty posiadały prawidłowe logotypy oraz informację o współfinansowaniu Projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Zespołowi kontrolującemu okazano Uchwałę nr IV/59/l 1 Rady Powiatu we Włocławku z dnia 8 kwietnia 2011 r., na mocy której przyjęto Powiatowy Program Działań na Rzecz Osób Niepełnosprawnych w latach 2011-2015. Uchwałą nr XXXVII/415/05 Rady Powiatu we Włocławku z dnia 30 grudnia 2005 r. przyjęto Powiatową Strategię Rozwiązywania Problemów Społecznych 2005-2015.
Kontrolującym okazano także treść Porozumienia zawartego w dniu 01.05.2011 r. na okres do 31.12.2011 r., pomiędzy Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie z siedzibą we Włocławku, reprezentowanym

przez Dyrektora Agnieszkę Łoboda a Powiatowym Urzędem Pracy we Włocławku, reprezentowanym przez Dyrektora Panią Małgorzatę Izdebską. Celem porozumienia było zapewnienie współpracy w zakresie: procedur postępowania z beneficjantami PCPR we Włocławku i PUP we Włocławku, wzajemnej wymiany informacji o planowanych działaniach wobec osób niepełnosprawnych, w tym również wynikających z realizacji projektów systemowych oraz upowszechniania ofert pracy dla osób niepełnosprawnych, informacji o usługach poradnictwa zawodowego, szkoleniach, przygotowaniu zawodowym dorosłych, stażach, organizacji robót publicznych oraz zatrudnienia socjalnego.
W dokumentacji uczestników projektu nie znajdował się zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania (dokument ten stanowi załącznik nr 9 do umowy ramowej). Zamieszczone Deklaracje ostatecznego beneficjenta, zawierały jednakże większość elementów zakresu danych osobowych powierzonych do przetwarzania. Zdaniem kontrolujących, Beneficjent powinien w przyszłości posiadać wypełnione zakresy danych osobowych dla wszystkich uczestników projektu, zgodnie z zapisami Umowy ramowej.
Okazana dokumentacja prowadzona jest w sposób uporządkowany. Zespół kontrolujący potwierdza, iż Beneficjent posiada dokumenty poświadczające kwalifikowalność uczestników projektu w zakresie kontrolowanej próby.
 
Monitoring i ewaluacja projektu
Zespołowi kontrolującemu okazano następującą dokumentację: - Upoważnienie nr 4/2011, z dnia 31.08.2011 r. wystawione przez Dyrektor Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku dla P. Haliny Bończyk, do przeprowadzenia w dniu 31.08.2011 r. kontroli realizacji zadań zleconych Zakładowi Usług Sanatoryjnych i Rehabilitacyjnych „Medical - Chemist" w Bydgoszczy, ul. G. Zapolskiej 2 w oparciu o umowę nr 1/2011 z dnia 20.07.2011 r. w   zakresie:   Doradztwa   zawodowego   dla   43 beneficjentów

ostatecznych, realizowanych w Sanatorium „Polex-Ruch" w Ciechocinku oraz zabezpieczenia miejsc noclegowych dla grupy 10 osób niepełnosprawnych z SDS w Kowalu, uczestników Warsztatów psychologicznych połączonych z plenerem malarskim; - Protokół z kontroli, z dnia 31.08.2011 r., dotyczący zadań zleconych do realizacji Zakładowi Usług Sanatoryjnych i Rchabilitacyjnych „Medical-Chemist" w Bydgoszczy oraz bazy lokalowej, zapewnionej przez wykonawcę, w Ciechocinku.
 
W zakresie skontrolowanych form wsparcia, szczegółowa informacja znajduje się w części poświęconej dokumentacji z przeprowadzonych . form wsparcia. W okazanej dokumentacji nie znajdowały się ankiety, o których beneficjent pisał we Wniosku o dofinansowanie, odnośnie form wsparcia, które nie znalazły się w próbie wybranej do kontroli.
 
Dokumentacja dotycząca personelu projektu
Podczas kontroli w PCPR we Włocławku zweryfikowano, z zastosowaniem metody „na chybił trafił", dokumentację 40% personelu projektu tj. 2 z 5 osób zaangażowanych w realizację projektu. Zespołowi kontrolującemu, w trakcie wykonywanych czynności kontrolnych, przedstawiono „Regulamin wynagrodzeń pracowników PCPR we Włocławku". Przedmiotowy Regulamin wprowadzono Zarządzeniem Nr 7/2009 Kierownika Dyrektora PCPR z dnia 15.06.2009 r. W powyższym regulaminie zawarto informację na temat przyznawania dodatków specjalnych natomiast w załączniku nr 4 do regulaminu określono kwestie przyznawania nagród poprzez Regulamin Funduszu Nagród i Wyróżnień pracowników PCPR we Włocławku. Zarządzeniem nr 5/2010 Dyrektora PCPR z dnia 16.04.2010 r. w sprawie zmiany Regulaminu wynagradzania pracowników Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku zmieniono załącznik nr 1 do regulaminu, tj. wymagania niezbędne do wykonania pracy na poszczególnych stanowiskach.
W części dotyczącej zarządzania projektem skontrolowano:

a)      dokumentację koordynatora (umowa zlecenie);
b)      w części dotyczącej pracy socjalnej:
- pracownik socjalny (umowa o pracę).
 
 
Kontrolujący zweryfikowali następującą dokumentację:
1.      Koordynator projektu - (Pani Halina Bończyk, umowa zlecenie):
 
-     umowa zlecenie nr 1/2011 z dn. 01.05.2011 r. pomiędzy PCPR Włocławku reprezentowanym przez Agnieszkę Łobodę - Dyrektora PCPR a Haliną Bonczyk z Włocławka na pełnienie funkcji koordynatora projektu w ramach projektu systemowego Podróż do samodzielności. W umowie precyzyjnie określono zakres zlecenia. Zleceniobiorca będzie wykonywać zlecenie w terminie ustalonym przez strony, tj. od dnia 01.05-31.12.2011 r. W treści umowy wskazano, iż wynagrodzenie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Umowa została prawidłowo oznakowana;
-     dokumenty potwierdzające kwalifikacje (dyplomy, świadectwa szkoleń);
-     zakres zadań, obowiązków i odpowiedzialności dot. zatrudnienia na stanowisku specjalista pracy socjalnej w PCPR we Włocławku na podstawie umowy o pracę;
-     karty czasu pracy (46 h/m-c). Na wszystkich kartach w opisie zadań wykonywanych na rzecz lub w ramach projektu wskazywano jedynie ogólne sformułowanie: realizacja zadań w projekcie, bez wskazywania konkretnych czynności;
Umowa posiadała prawidłowe logotypy.
2.      Pracownik socjalny zatrudniony w ramach upowszechniania pracy socjalnej - (Pani Jolanta Afeltowicz-Młodecka, umowa o pracę):
-umowa o pracę zawarta w dniu 31.05.2011 r. pomiędzy PCPR we Włocławku reprezentowanym przez Agnieszkę Łobodę -Dyrektora, a Panią Joanną Afeltowicz-Młodecką, na czas określony od 01.06.2011 do 31.12.2011 r. w ramach upowszechniania pracy

socjalnej w Priorytecie VII PO KL;
-     W treści umowy wskazano, że wynagrodzenie współfinansowane jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Umowa została prawidłowo oznakowana;
-     zakres zadań, obowiązków i odpowiedzialności z dnia 01.06.2011 r. Zakres prawidłowo oznakowano, wskazano, że wykonywanie pracy socjalnej w ramach projektu systemowego upowszechniania pracy socjalnej w Priorytecie VII PO KL;
-     kserokopia dyplomu i dokumenty potwierdzające kwalifikacje, podanie o przyjęcie do pracy;
-     pismo z dnia 21.11.2011 r. przyznające nagrodę. Podstawa prawna-Regulamin Zakładowego Funduszu Nagród i Wyróżnień Pracowników PCPR we Włocławku. Pismo prawidłowo oznakowano;
-     listy obecności (oznakowane za pomocą prawidłowych logotypów);
-     ewidencja roczna czasu pracy;
-     kartę ewidencyjną wykorzystania urlopu w roku 2011 r.;
 
Beneficjent zatrudnia w projekcie na umowę cywilno-prawną pracownika zatrudnionego przez niego na podstawie stosunku pracy, jest to Pani Halina Bończyk. W wyniku weryfikacji zakresu czynności do umowy o pracę nie stwierdzono zbieżności z zadaniami wynikającymi ze zlecenia. Na podstawie umowy o pracę Pani Bończyk pracuje od godziny 900 do godziny 1700, natomiast zgodnie z przedstawioną kartą czasu pracy, realizacja projektu jest wykonywana przed rozpoczęciem etatowych godzin pracy, a także w dni wolne od pracy. Beneficjent nie angażuje do projektu osób stanowiących personel projektu na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej. Wydatki poniesione na wynagrodzenia personelu są zgodne z przepisami krajowymi oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Zawarta umowa o pracę zawierała w swej treści informację o tym, iż zawarto ją w związku z realizacją projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, umowa została również

prawidłowo oznakowana. Beneficjent posiada dokumentację potwierdzającą odpowiednie kwalifikacje personelu projektu. Informację na temat oznakowania stanowisk pracy zamieszczono w części dotyczącej działań informacyjno-promocyjnych.
W związku z zatrudnieniem na umowę zlecenie Koordynatora projektu, poproszono o wypełnienie formularza personelu projektu. Po jego przeanalizowaniu, kontrolujący stwierdzają, iż osoba ta nie jest zatrudniona w instytucjach uczestniczących w realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, a obciążenie pracą wynikającą z tytułu zatrudnienia na umowę o pracę w PCPR we Włocławku, nie wykluczyło możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji powierzonych zadań w kontrolowanym projekcie.
 
 
 
Kontrola rozliczeń finansowych
W zakresie rozliczeń finansowych zweryfikowano, z zastosowaniem metody na „chybił trafił", próbę wydatków z dwóch zatwierdzonych Wniosków o płatność, o numerach: DW.EFS.0724.7.1.2-003/02/02/11 WP z dn. 24.08.2011 r. oraz DW.EFS.0724.7.1.2-003/02/02/11 WP z dn. 04.11.2011 r., na łączną kwotę 21.516,28 zł, co stanowi 33,96% wszystkich wydatków ujętych w zatwierdzonych wnioskach o płatność (dwa Wnioski opiewały na łączną kwotę 63.361,84 zł). Wydatki zweryfikowane w trakcie kontroli zostały szczegółowo wykazane w tabeli stanowiącej integralną część listy sprawdzającej, będącej załącznikiem do niniejszej Informacji pokontrolnej.
Beneficjent posiada oryginalne dowody zapłaty oraz inne dokumenty potwierdzające fakt zakupu zamówionych towarów i usług. Wydatki poniesione przez Beneficjenta są zgodne z wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu.
Zespół kontrolujący stwierdził brak opisu związku poniesionych wydatków z realizowanym zadaniem w części dokumentów finansowych, dotyczących dofinansowania turnusu rehabilitacyjnego

ze środków pochodzących z wkładu własnego beneficjenta, co uznane zostało za uchybienie w stosunku do Zasad finansowania POKL. W celu wyeliminowania podwójnego finansowania Kontrolujący na dokumentach finansowo-księgowych nie stwierdzili adnotacji Instytucji Wdrażającej PROW 07-13/PO RYBY 07-13 o treści: Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Obszarów Wiejskich 2007-2013 / Programu Operacyjnego „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013". Na podstawie zweryfikowanych dokumentów Zespół kontrolujący potwierdza, iż Beneficjent prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową projektu zgodnie z Zasadami finansowania PO KL oraz zawartą umową ramową.
W 08.12.2011 r. Pani Agnieszka Łoboda (Kierownik PCPR) i Pani Krystyna Linowska (Główna Księgowa) pisemnie stwierdziły, iż:
-    PCPR we Włocławku (...), nie jest płatnikiem podatku VAT, w związku z czym: nie jest uprawniony do odliczania podatku VAT, nie posiada dokumentacji potwierdzają zarejestrowanie jako podatnika VAT, faktury ujęte we wnioskach o płatność nie zostały zawarte w rejestrze VAT;
-    Starostwo Powiatowe we Włocławku, którego PCPR jest jednostką organizacyjną, założyło odrębny rachunek bankowy o numerze: 14 9550 0003 2001 0075 3919 0041 w Kuajwsko-Dobrzyńskim Banku Spółdzielczym O/Włocławek;
-    PCPR we Włocławku na potrzeby prawidłowej realizacji projektu zaprowadziło wyodrębnioną księgowość wydatków. Ewidencja księgowa dokumentów dotyczących projektu prowadzona jest w odrębnym dzienniku i na wyodrębnionych kontach księgowych oznaczonych jako POKL. Dokumenty księgowe przechowywane są w odrębnych segregatorach;
 
Operacje gospodarcze, co do zasady, są realizowane za pośrednictwem wskazanego powyżej rachunku bankowego. Sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym   i   merytorycznym   dokonuje   się przed

zrealizowaniem poszczególnych operacji gospodarczych. Wyjątek stanowią płatności gotówkowe, których sprawdzenia dokonuje się po ich realizacji. Zweryfikowane opisy dokumentów finansowych, za wyjątkiem wskazanych powyżej, zawierają elementy, o których mowa w Zasadach finansowania PO KL.
Według oświadczenia ustnego, złożonego w dniu 08.12.2011 r. przez P. Halinę Bończyk, wkład własny był zapewniony w budżecie Starostwa Powiatowego w kwocie 23.426,85 zł.
Ponadto kontrolującym okazano Zarządzenie Dyrektora PCPR we Włocławku nr 13/2010 z dnia 10.12.2010 r. w sprawie ustalenia zasad (polityki) rachunkowości dla PCPR we Włocławku, wraz z załącznikiem - Zasadami (polityką) rachunkowości dla Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku. W wyniku przeprowadzonej kontroli członkowie Zespołu kontrolującego potwierdzają, iż w ramach projektu nie finansuje się zwykłej działalności jednostki organizacyjnej realizującej projekt, a jedynie koszty związane z realizacją projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
 
 
Dokumentacja związana z przeprowadzonymi formami wsparcia
Z przedstawionej kontrolującym listy, zawierającej 6 realizowanych w ramach projektu form wsparcia, metodą „na chybił trafił" wytypowano do kontroli dokumentację związaną z 2, co stanowi 33,33% ogółu. Zespół kontrolujący zweryfikował całość okazanej dokumentacji, dotyczącej wytypowanych form wsparcia. Według poszczególnych były to:
 
 
1. Turnus rehabilitacyjny w Ciechocinku
W dniach od 19.08-02.09.2011 r. odbył się turnus rehabilitacyjny dla uczestników Projektu, którzy objęci zostali kontraktami socjalnymi, w Sanatorium Uzdrowiskowo-Rehabilitacyjnym „Polex-Ruch" w Ciechocinku. W ramach formy wsparcia przeprowadzono także szkolenie z doradcą zawodowym zatytułowane: „Poszukiwanie pracy to pełnoetatowa praca". Szkolenie dotyczyło metod poszukiwania pracy

przez osoby niepełnosprawne, umiejętności sporządzania odpowiedniej dokumentacji oraz zachowania w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej. Uczestnicy otrzymali zaświadczenie o uczestniczeniu w szkoleniu. Dokumentacja formy wsparcia zawierała listy obecności podpisywane każdorazowo w danym dniu przez uczestników turnusu, podzielonych na dwie grupy zajęć, jak również fotografie wykonane podczas przeprowadzonych zajęć.
Część formy wsparcia poświęcona działaniom rehabilitacyjnym została dostosowana indywidualnie do każdego z uczestników, pod kątem stwierdzonych schorzeń. W dokumentacji uczestników Projektu, biorących udział w turnusie rehabilitacyjnym, znajdowała się informacjr
0   przebiegu turnusu, zawierająca szczegółowe informacje dotyczące udziału w poszczególnych zajęciach i rodzaju zastosowanych zabiegów.
Okazana dokumentacja zawierała również upoważnienie dla P. Haliny Bończyk, do przeprowadzenia w dniu 31.08.2011 r. kontroli realizacji zadania oraz protokół z przeprowadzonej kontroli, o których szerzej wspomniano już w części poświęconej monitoringowi i ewaluacji projektu.
 
 
 
2. Plener malarski w Ciechocinku - zajęcia z psychologiem
Forma wsparcia została przygotowana dla uczestników pochodzących ze Środowiskowego Domu Samopomocowego z Kowala. W ramach formy zorganizowano plener malarski w Ciechocinku połączony z zajęciami psychologicznymi dla uczestników. Przedmiotowa dokumentacja zawierała listy obecności podpisane przez uczestników oraz skrypt dotyczący sygnałów niewerbalnych i ich interpretacji, a także fotografie wykonane podczas zajęć.
Ze względu na charakter uczestników - osoby niepełnosprawne
1    upośledzone umysłowo, nie przeprowadzano ankiet ewaluacyjnych. Dokumentacja zawierała również upoważnienie do przeprowadzenia kontroli   realizacji   formy   wsparcia   oraz   protokół   z czynności

kontrolnych, o którym wspomniano powyżej.
Zespół kontrolujący potwierdza, iż okazana dokumentacja dotycząca form wsparcia posiadała prawidłowe logotypy, a także została opatrzona informacją o współfinansowaniu Projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Dokumentacja skontrolowanych form wsparcia jest przechowywana w sposób uporządkowany.
 
 
Działania informacyjno-promocyjne
Biuro projektu znajduje się w siedzibie Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku. Przed wejściem do siedziby PCPR umieszczono tabliczkę informacyjną o realizacji oraz współfinansowaniu Projektu. Przy pomieszczeniach, których swoje obowiązki wykonywali pracownicy zaangażowani do realizacji projektu, umieszczono tabliczkę informującą o współfinansowaniu stanowisk pracy ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. We wniosku o dofinansowanie Beneficjent przewidział publikacje dotyczące promocji Projektu w lokalnej prasie. Pierwszy artykuł ukazał się w Nowościach wyd. włocławskie w dniu 23.09.2011 r. Ogłoszenie zostało prawidłowo oznakowane oraz zawierało informację o współfinansowaniu publikacji ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Termin realizacji artykułu prasowego, według harmonogramu realizacji projektu, przypadał na czerwiec 2011 r. Według wyjaśnień złożonych przez Panią Halinę Bończyk, zmiana miesiąca w którym opublikowano artykuł wynikała z opóźnienia terminu rozpoczęcia realizacji projektu. Kontrolującym okazano egzemplarz gazety z zamieszczonym ogłoszeniem. Termin drugiego artykułu prasowego, według harmonogramu, przypadł na grudzień 2011 r. Do dnia rozpoczęcia czynności kontrolnych artykuł jeszcze nie został opublikowany.
 
 
Zakupy w ramach cross-Jinancingu
Beneficjent nie dokonywał zakupów w ramach cross-financingu.

Sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu
Dokumentacja uczestników projektu zawierała oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Powyższe oświadczenia Beneficjent przechowuje w swojej siedzibie. Dane zgromadzone w formularzu PEFS, w zakresie skontrolowanej próby, nie zawsze zgadzały się z danymi zawartymi w dokumentacji rekrutacyjnej (aktowej). Stwierdzone rozbieżności w danych osobowych dotyczyły następujących kwestii: 1) Angeliki Rędzikowskiej:
- adresu zamieszkania - w Deklaracji uczestnictwa w projekcie zapisano: Goreń Duży 38, a w formularzu PEFS widnieje: Goreń Duży 28a;
 
Dokumentacja uczestników projektu (w zakresie kontrolowanej próby), zawierała oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Powyższe oświadczenia Beneficjent przechowuje w swojej siedzibie. Kontrolującym nie okazano wypełnionych Zakresów danych osobowych. Zarządzeniem nr 13/2009 Dyrektora PCPR we Włocławku z dnia 15.12.2009 r. wprowadzono w jednostce Politykę Bezpieczeństwa i Instrukcje Zarządzania systemem informatycznym dla zbioru podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 u Beneficjenta.
 
Załączniki do Polityki Bezpieczeństwa stanowią:
1.       Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL;
2.       Lista oświadczeń użytkowników o zapoznaniu się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych;
3.       Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności ochrony danych osobowych w PEFS u Beneficjenta;

4.       Sposób przepływu danych pomiędzy narzędziami do przetwarzania danych osobowych w ramach PEFS 2007;
5.       Wykaz   zbiorów   danych   wraz   ze   wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych;
 
Okazany rejestr zawierał niezbędne elementy, o których mowa w art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym są przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007. W trakcie prowadzonych czynności Zespołowi kontrolującemu przedstawiono następujące imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu w ramach realizacji POKL:
-     Upoważnienie Nr 1, wydane z dniem 01.02.2011 r. dla Pani Haliny Bończyk, wydane przez Dyrektora PCPR;
-     Upoważnienie Nr 2, wydane z dniem 01.06.2011 r. dla Pani Joanny Afeltowicz-Młodeckiej, wydane przez Dyrektora PCPR;
-     Upoważnienie Nr 3, wydane z dniem 01.02.2011 r. dla Pani Krystyny Linowskiej, wydane przez Dyrektora PCPR.
Upoważnienie nr 3 zostało wydane z wcześniejszą datą niż upoważnienie nr 2.
 
Dokumenty zawierające dane osobowe przechowywane są w sposób zgodny z określonymi w w/w dokumentach środkami technicznymi i organizacyjnymi niezbędnymi dla zapewnienia poufności i integralności przetwarzania danych.
 
Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentów
Dokumentacja dotycząca realizacji projektu przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta. Dokumenty są przechowywane w stojących oznakowanych segregatorach, w zamykanej na klucz szafie w pokoju stanowiącym miejsce pracy pracownika socjalnego oraz koordynatora projektu. Budynek, w którym znajdują się biura Centrum, jest podłączony do całodobowego systemu alarmowego. W dniu 08.12.2011

r. Koordynator Projektu Pani Halina Bończyk oświadczyła ustnie, że dokumentacja dotycząca projektu systemowego przechowywana jest w szafie zamykanej na klucz i będzie przechowywana w niej do 2020 roku.
Kontrolującym okazano Zarządzenie nr 14/2009 Dyrektora PCPR we Włocławku z dnia 15.12.2009 r., zmieniające Zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w PCPR we Włocławku, Instrukcji kancelaryjnej dla PCPR we Włocławku oraz Jednolitego rzeczowego wykazu akt dla PCPR we Włocławku.
Zespół kontrolujący potwierdza, iż dokumentacja kontrolowanego projektu prowadzona jest w sposób uporządkowany. Beneficjent posiada także wszystkie niezbędne regulacje, stanowiące o jej należytym prowadzeniu i przechowywaniu.
 
Stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych Przetarg nieograniczony
Podczas kontroli zespół kontrolujący skontrolował całość dokumentacji związanej z postępowaniem o przeprowadzenie przetargu na wykonanie usług związanych z aktywną integracją osób niepełnosprawnych realizowanych przez PCPR we Włocławku z podziałem na 5 zadań:
a)      zadanie 1: zorganizowanie i przeprowadzenie turnusu rehabilitacyjnego w Ciechocinku z programem aktywizacji zawodowej dla osób niepełnosprawnych,
b)      zadanie 2: zlecenie i przeprowadzenie jednorazowego psychiatrycznego badania lekarskiego dla 12 uczestników Środowiskowego Domu Samopomocy w Kowalu, pod kątem diagnozy zaburzenia psychicznego i określenia braku przeciwwskazań do uczestnictwa w projekcie,
c)      zadanie 3: zapewnienie doradcy zawodowego dla potrzeb Środowiskowego Domu Samopomocy w Kowalu,
d)      zadanie 4: przeprowadzenie warsztatów psychologicznych w Ciechocinku dla  10 osób niepełnosprawnych zaburzeniami

psychicznymi, połączonymi z plenerem malarskim oraz zapewnienie opieki przez 2 opiekunów, e) zadanie 5: organizacja i przeprowadzenie mediacji rodzinnych w Ciechocinku dla 53 osób niepełnosprawnych oraz 53 osób z ich otoczenia (106 osób w czterech grupach).
 
Opis przedmiotu zamówienia
W zweryfikowanych postępowaniach przedmiot zamówienia opisany został w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych określeń. Opisując przedmiot zamówienia zamawiający stosował określone we Wspólnym Słowniku Zamówień obowiązujące kody CPV:
-   80.57.00.00-0 - usługi szkolenia w dziedzinie rozwoju osobistego,
-   85.31.25.00-4 - usługi rehabilitacyjne,
-   85.12.12.00-5 - specjalistyczne usługi medyczne.
Opis przedmiotu zamówienia sporządzono zgodnie z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji. Nie przewidziano złożenia oferty częściowej oraz wariantowej. Na ostatniej stronie SIWZ widniało pole, z informacją, że dokument został zatwierdzony przez Agnieszkę Łoboda.
W dniu 07.12.2011 r. P. Halina Bończyk złożyła wyjaśnienia dotyczące wskazania w przetargu nieograniczonym Ciechocinka, jako jedynego miejsca realizacji zadania, cyt.: "Wybór Ciechocinka jako miejsca realizacji zadania nie jest przypadkowy albowiem wiele osób niepełnosprawnych, z myślą o których napisany został projekt, nie przemieszczało się przed zakwalifikowaniem do projektu poza granice gminy, w której zamieszkują. Bliska odległość od Włocławka (37 km) to także możliwość odwiedzin przez najbliższych członków rodziny, co w przypadku osób z zaburzeniami psychicznymi nie jest bez znaczenia. W tym miejscu chciałabym zaznaczyć, że w Ciechocinku znajduje się wiele sanatoriów, które mogły zrealizować proponowane przez PCPR formy wsparcia. Ponadto bliska odległość od siedżiby PCPR pozwala na częste kontrole realizacji zadania."
Zespół kontrolujący stwierdził różnice pomiędzy treścią SIWZ zamieszczoną na stronie, a treścią ogłoszeń na stronie Biuletynu

Zamówień Publicznych oraz Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego we Włocławku, dotyczącą braku punktu 5.2, mówiącego o tym, że wykonawca może polegać na wiedzy, doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonywania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów - niezależnie od charakteru prawnego łączącego go z nimi stosunków. W dniu 07.12.2011 r. P. Agnieszka Łoboda złożyła oświadczenie, w którym zawarła stwierdzenie o braku konieczności zamieszczenia w ogłoszeniu wspomnianego punktu, gdyż jest on obligatoryjnie obowiązującym, niezależnie od jego występowania lub jego braku.
 
 
Komisja przetargowa
W dokumentacji z przetargu znajdowało się Zarządzenie nr 3/11 Dyrektora PCPR we Włocławku w sprawie powołania Komisji Przetargowej. Komisja została powołana w składzie 3 osobowym:
a)      Halina Bończyk - Przewodniczący,
b)      Elżbieta Otto - Sekretarz,
c)      Ewa Waryszewska.
Do zarządzenia dołączono uzasadnienie powołania komisji przetargowej oraz Regulamin pracy komisji przetargowej.
W dokumentacji znajdowało pięć wypełnionych druków ZP-1, podpisane przez: Agnieszkę Łoboda, Elżbietę Otto, Halinę Bończyk, Ewę Waryszewską oraz Joannę Szwed.
Na podstawie umowy zlecenie zatrudniono specjalistę ds. zamówień publicznych. Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 26.10.2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający nie jest zobowiązany do wypełniania druku ZP-11. Natomiast Beneficjent posiadał wypełnione druki ZP-1.
 
Oszacowanie przedmiotu zamówienia
W protokole ZP-PN podano, że wartość szacunkową zamówienia została ustalona w dniu 30.05.2011 r., wartość ustalono na podstawie wniosku

o dofinansowanie (aktualny wniosek złożono w dniu 06.05.2011 r.). Ustalenia wartości zamówienia publicznego dokonano nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania.
Beneficjent nie okazał żadnej dokumentacji określającej sposób dokonania ustalenia wartości zamówienia we wskazanym terminie, jak również dowodów na to, że dokonano przeliczenia wartości zamówienia na euro, niezbędnego do ustalenia, czy kwota wartości zamówienia nie przekroczyła progu zobowiązującego zamawiającego do publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. W ocenie Zespołu kontrolującego, brak dowodów potwierdzających sposób dokonania ustalenia wartości zamówienia, w tym przeliczenia na euro po określonym przepisami prawa kursie, wskazuje, iż Beneficjent niewłaściwie udokumentował przeprowadzone postępowanie, w związku z czym kwalifikuje to jako uchybienie w stosunku do Zasad dotyczących prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS, stanowiących Załącznik nr 1 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL.
 
Określenie warunków udziału w postępowaniu
Zamawiający w sposób prawidłowy określił warunki udziału w postępowaniu, jakie musieli spełnić wykonawcy. Przy określeniu warunków udziału w postępowaniu zamawiający stosował przepisy Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r. Nr 226, poz. 1817). Zamawiający nie żądał złożenia innych dokumentów oprócz tych, które wymienione zostały w rozporządzeniu. Określenie warunków udziału w postępowaniu zgodne z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji.
 
 
Publikacja ogłoszenia o zamówieniu

Zamawiający dopełnił wszystkich obowiązków związanych z publikacją ogłoszenia o zamówieniu. Ogłoszenie zamieścił we własnej siedzibie (w okazanej dokumentacji znajdowała się notatka służbowa z dnia 12.07.2011 r. podpisana przez P. Halinę Bończyk - w której stwierdzono, że informacja o przetargu w formie papierowej wywieszona została na tablicy ogłoszeń w siedzibie PCPR), na stronie internetowej www.bip.powiat.wloclawski.pl oraz w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 07.07.2011 r. (nr ogłoszenia w BZP 189209 - 2011).
 
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia została sporządzona w dniu 07.06.2011 r. Treść SIWZ zawierała wszystkie informacje wymienione w art. 36 ustawy PZP. Zamawiający udostępnił treść SIWZ na stronic internetowej. Zamawiający wymagał wniesienia przez wykonawców wadium, w wysokości 2.000,00 zł. SIWZ udostępniono także stronie internetowej www.bip.powiat.wloclawski.pl. W wyniku weryfikacji dokumentacji nie stwierdzono, aby Beneficjent dokonywał modyfikacji SIWZ.
 
Zapytania do SIWZ:
W dniu 07.12.2011 r. Pani Halina Bończyk ustnie oświadczyła, że nie wpłynęły żadne zapytania do SIWZ.
 
Otwarcie ofert
Otwarcie ofert odbyło się w miejscu i terminie określonym w specyfikacji, bezpośrednio po upływie terminu składania ofert w dniu 15.07.2011 r. o godz. 10.15 w siedzibie Zamawiającego. W dniu 07.12.2011 r. Pani Halina Bończyk ustnie oświadczyła, że na otwarciu ofert brał udział Dyrektor PCPR, członkowie komisji przetargowej oraz Pani Joanna Szwed (osoba odpowiedzialna za realizację przetargu).
 
 
Wybór najkorzystniejszej oferty
W trakcie postępowania złożona została jedna oferta od Zakładu Usług

Sanatoryjnych i Rehabilitacyjnych Medical-Chemist Sp.j. z Bydgoszczy. Zamawiający dokonał wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ.
W dniu 18.07.2011 r. zostało wysłane zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty (przesłane faksem i pocztą). Okazana dokumentacja zawierała także DRUK ZP-PN Protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego z dnia 20.07.2011 r., podpisany przez Kierownika zamawiającego. Jako najkorzystniejszą ofertę wybrano firmę Zakład Usług Sanatoryjnych i Rehabilitacyjnych Medical-Chemist Sp.j. z Bydgoszczy. W protokole ZP-PN jako uzasadnienie podano między innymi, że wykonawca ten złożył jedyną ofertę w tym postępowaniu z najniższą ceną, nie podlegającą odrzuceniu. Zamawiający dokonał wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ. Zgodnie z treścią art. 91 ust. 2 ustawy Prawo Zamówień Publicznych zamawiający wybrał jedyne kryterium oceny ofert, jakim była cena.
Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 26.10.2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający nie miał obowiązku wypełniania druków: Zbiorcze zestawienie ofert (druk ZP-12), Informację o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego (druk ZP-17), streszczenie oceny i porównania złożonych ofert (druk ZP-21).
 
 
Protesty
Nie wniesiono protestów. Zawarcie umowy
Kontrolującym okazano Umowę nr 1/11 zawartą w dniu 20.07.2011 r. pomiędzy Powiatem Włocławskim, w imieniu którego, na podstawie udzielonego pełnomocnictwa występuje Agnieszka Łoboda - Dyrektor PCPR we Włocławku przy kontrasygnacie Krystyny Linowskiej -Głównego  Księgowego  PCPR a Zakładem Usług Sanatoryjnych

i Rehabilitacyjnych Medical-Chemist Spółka Jawna Ryszard Jarosz z siedzibą w Bydgoszczy, reprezentowaną przez Ryszarda Jarosza -współwłaściciela Spółki na wykonanie usług związanych z aktywną integracją osób niepełnosprawnych z podziałem na 5 zadań. Umowa została zawarta na okres od 20.07.2011 r. do 01.10.2011 r. (§ 3) Wartość przedmiotu umowy wynosi 156.700,00 zł (§ 5.1). Umowa była opatrzona aktualnymi logotypami, a w treści znajdowała się informacja o współfinansowaniu. Zawarcie umowy odbyło się zgodnie z obowiązującymi terminami określonymi w ustawie PZP. Warunki zawartych umów z wykonawcami były zgodne z treścią warunków określonych przez zamawiającego w SIWZ. Umowy sporządzono w formie pisemnej.
 
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
Zgodnie z treścią art. 95 ust. 1 ustawy PZP zamawiający po zawarciu umów z wykonawcą zamieścił ogłoszenie o udzieleniu w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 20.07.2011 r., nr ogłoszenia 198193 -2011. Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieścił na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń Jednostki.
 
Udokumentowanie postępowania
Dokumentacja związana z udzieleniem zamówienia publicznego przechowywana jest przez Beneficjenta w sposób uporządkowany.
 
Przestrzeganie zapisów „Zasad dotyczących prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego".
Beneficjent realizuje procedury udzielania zamówień publicznych bezpośrednio w oparciu o przepisy prawa krajowego, zwłaszcza o Ustawę Prawo Zamówień Publicznych wraz z aktami wykonawczymi. Zespół kontrolujący zaleca Beneficjentowi korzystanie również z instrumentów wskazanych w „Zasadach dotyczących przeprowadzania postępowań  o  udzielenie  zamówienia publicznego finansowanych

ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego", który to dokument Instytucja Zarządzająca opracowała w oparciu o wytyczne organów (zwłaszcza służb Komisji Europejskiej) kontrolujących projekty finansowane ze środków Unii Europejskiej. We wstępie do Zasad Ministerstwo Rozwoju Regionalnego podkreśla, cyt.: „...iż w odniesieniu do postępowań przeprowadzanych z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej odpowiednie zastosowanie oprócz prawa krajowego (...) mają również przepisy prawa wspólnotowego (m.in. Dyrektywa 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi)." Ponadto, dokumentem tym Instytucja Zarządzająca zobowiązała Beneficjentów, zobligowanych do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, m.in. do:
-     opracowania szczegółowego planu prac, obejmującego wszystkie przetargi (nieograniczone lub ograniczone) przeprowadzane w ramach realizowanych projektów według wzoru określonego w wymienionych Zasadach;
-     szacowania wartości zamówienia przez przeprowadzenie rozeznania rynku wśród min. 3 podmiotów, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia (w przypadku gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców, należy przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt); zgodnie z prawem wspólnotowym wartość zamówienia  musi  być  ważna  w  chwili  wysłania ogłoszenia
 
0 zamówieniu;
-     udokumentowania sposobu oszacowania wartości przedmiotu przetargu (metodologia wyliczenia cen jednostkowych sprzętu, usług
1 dostaw).
W trakcie prowadzonych na miejscu czynności kontrolnych, nie okazano zarówno planu pracy, jak również dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie szacowania wartości zamówienia, w tym metodologii.

 
 
Beneficjent, w ocenie Zespołu kontrolującego, naruszył tym samym postanowienia ww. Zasad, gdyż przed wszczęciem postępowania nie opracował przedmiotowego planu pracy oraz nie udokumentował sposobu  oszacowania  wartości  zamówienia.   Wobec powyższego kontrolujący kwalifikują to jako uchybienie.
Beneficjent posiada Regulamin  udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro w PCPR we Włocławku, który wprowadzono Zarządzeniem Nr 8/2010 Dyrektora PCPR we Włocławku z dnia 24 maja 2010 r. W § 2 wskazano: Do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 1.000 euro nie stosuje się postanowień niniejszego regulaminu. W 2011 roku dokonywano wyłącznie zakupów wartości poniżej 1.000 euro.
Zgodność danych przekazanych we wniosku o płatność w części dotyczącej   postępu    rzeczowego    oraz    postępu finansowego Z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta
Dane    przekazane    we    wniosku    o    płatność    są zgodne z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta.
12
Stwierdzone
nieprawidłowości
/uchybienia
W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono uchybienia, które nie powodują skutków finansowych:
1.          Nieprzestrzeganie Zasad przygotowania, realizacji i rozliczania
projektów   systemowych    Ośrodków    Pomocy Społecznej,
Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego
Ośrodka Polityki Społecznej w ramach PO KL (w zakresie
nieprawidłowej treści oświadczenia o niekorzystaniu z takich
samych form wsparcia);
2.          Nieprzestrzeganie Załącznika nr 1 do Wytycznych w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach POKL (w zakresie zasad
dotyczących prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia

 
 
publicznego finansowanych ze środków EFS); 3. Dokumentację księgową projektu nie zawsze opisywano zgodnie z Zasadami finansowania PO KL - w przypadku dokumentacji związanej   z   dofinansowaniem   turnusu rehabilitacyjnego, brakowało wymaganych opisów.
13
Ocena wg kryteriów
Kategoria nr 1: projekt jest realizowany prawidłowo, potrzebne są niewielkie usprawnienia, które dotyczą:
-  kwalifikowalności uczestników - w zakresie prawidłowej treści oświadczeń o niekorzystaniu z takich samych form wsparcia;
-  rozliczeń finansowych - w zakresie prawidłowego opisu dokumentów finansowych;
-  zarządzania projektem i personelu projektu - w zakresie zasad dotyczących prowadzenia postępowań o  udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS.
14
Data sporządzenia Informacji pokontrolnej
29.12.2011 r.
 
 
Załącznik nr 1: lista sprawdzająca do kontroli na miejscu.
 
 
 
Informację pokontrolną sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym dla jednostki kontrolującej i jednostki kontrolowanej.
 
 
 
 
Pouczenie:
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem Informacji pokontrolnej, uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w Informacji pokontrolnej i przekazanie ich na piśmie do jednostki kontrolującej w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania dokumentu wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej. W przypadku przekroczenia przez jednostkę kontrolowaną terminu na zgłoszenie uwag do Informacji pokontrolnej jednostka kontrolująca odmawia rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń.
W przypadku braku uwag do Informacji pokontrolnej ze strony kierownika jednostki kontrolowanej należy przekazać do jednostki kontrolującej podpisaną Informację pokontrolną w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania od niej przedmiotowego dokumentu.




 
 
 
(Podpisy członków Zespołu kontrolującego, w tym kierownika Zespołu kontrolującego)
 
 
 
 
 
 
 
 
Podpis eksperta (w przypadku uczestnictwa w kontroli)

DY]


 
 
p O WIA T OWE Centrum Pomocy Rodzinie ul Brzeska 15, 87-800 Włocławek (2)

 
(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)