Powiat Włocławski

Porozumienie zawarte w dniu 22.12.2004 r. w sprawie realizacji zadań administracji rządowej w zakresie weryfikacji danych z informatycznej bazy danych prowadzonej przez starostę.

Porozumienie w sprawie realizacji zadań administracji rządowej w zakresie weryfikacji danych z informatycznej bazy danych prowadzonej przez starostę zawarte w dniu 22 grudnia 2004r. w Warszawie
pomiędzy:
Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanym dalej „MSWiA”, reprezentowanym przez
- Gustawa Pietrzyka, p.o. Dyrektora Departamentu Rejestrów Państwowych,
- Jadwigę Książek – Głównego Księgowego
a
Powiatem Włocławskim z siedzibą we Włocławku ul. Cyganka 28
zwanym dalej „Powiatem”
reprezentowanym przez
- Starostę Włocławskiego – Piotra Stannego
- Wicestarostę – Ryszarda Machnowskiego.
Celem niniejszego porozumienia jest określenie zasad współpracy pomiędzy MSWiA i Powiatem, w zakresie weryfikacji danych z informatycznej bazy danych prowadzonej przez Powiat na podstawie § 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 27 września 2003 roku w sprawie szczegółowych czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdów do ruchu oraz wzorów dokumentów w tym sprawach ( Dz. U. Nr 192 poz. 1878) na użytek Centralnej Ewidencji Pojazdów prowadzonej przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji na podstawie umowy z dnia 20 czerwca 1997 roku Prawo o ruchu drogowym (t.j. Dz. U. z 2003 r. Nr 58 poz. 515 z późn. zm.). Konwersja i weryfikacja danych służy poprawie jakości danych zgromadzonych w Centralnej Ewidencji Pojazdów. Dbałość o jakość danych ewidencyjnych jest zadaniem własnym Ministra.  Wobec faktu, iż akta pojazdów znajdują się u starostów, dokonanie weryfikacji możliwe jest wyłącznie przez nich.
Na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.).

§ 1

Ilekroć w niniejszym Porozumieniu mowa o:
1) Ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 20 czerwca 1997r. – Prawo o ruchu drogowym (t.j. Dz. U. z 2003r. Nr 58, poz. 515 z późn. zm.)
2) CEP – rozumie się przez to Centralną Ewidencję Pojazdów,
3) Bazie Danych – rozumie się przez to informatyczną  bazę danych prowadzoną przez Starostę na podstawie § 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 27 września 2003 roku w sprawie szczegółowych czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdów do ruchu oraz wzorów dokumentów w tych sprawach ( Dz.U. Nr 192,poz. 1878)
4) systemie „Pojazd”- rozumie się przez to jednolity w skali kraju system teleinformatyczny obsługujący procesy rejestracji pojazdów, oparty o zunifikowane oprogramowanie obsługujące lokalną bazę danych, umożliwiający centralną personalizację dowodów rejestracyjnych,
5) konwersji danych – rozumie się przez to automatyczną, przeprowadzoną z wykorzystaniem specjalnego oprogramowania zmianę standardu (formatu) danych,
6) rekordzie – zestawie informacji i danych osobowych dotyczących jednego pojazdu i jego właściciela.

§ 2

1. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji powierza a Powiat zobowiązuje się do realizacji zadania konwersji i weryfikacji danych z Bazy Danych.
2. Powiat zobowiązuje się do przeprowadzenia konwersji danych zgromadzonych w Bazie Danych na format XML wskazany przez MSWiA, przy pomocy dotychczas stosowanego oprogramowania Bazy Danych, oprogramowania dostarczonego przez dostawcę systemu „Pojazd” oraz programu konwertującego opracowanego na zlecenie Powiatu.
3. Powiat zobowiązuje się do przeniesienia skonwertowanych danych do systemu „Pojazd”, a za jego pośrednictwem do przekazania ich do CEP w terminie wynikającym z przepisów odrębnych.
4. Powiat zobowiązuje się do dokonania weryfikacji i uzupełnienia zapisów danych skonwertowanych i zmigrowanych do systemu „Pojazd”, z danymi zawartymi w aktach pojazdów, jeżeli podczas konwersji danych lub po jej zakończeniu raport błędów wykaże nieprawidłowości zapisów.
5. Weryfikacja danych o której mowa w ust. 4 nie dotyczy informacji o pojazdach wyrejestrowanych.
6. Przekazanie skonwertowanych i zweryfikowanych danych do CEP zostanie dokonane za pośrednictwem podmiotu odpowiedzialnego za centralną personalizację dowodów rejestracyjnych przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego „Pojazd”.
7. Przy realizacji zadań wynikających z Porozumienia, Powiat zobowiązany jest do zabezpieczenia danych przed dostępem osób nieuprawnionych.

§ 3

1. MSWiA zobowiązuje się do zwrotu kosztów wykonania zadań, o których mowa w § 2, ze środka specjalnego prowadzonego na podstawie Ustawy oraz przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 2003 r. w sprawie opłaty ewidencyjnej, o której mowa w przepisach ustawy Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. Nr 227, poz. 2254), w kwocie nie przekraczającej w 2004 r. 10 320,00 zł  (słownie dziesięć tysięcy trzysta dwadzieścia złotych).
2. Zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, nastąpi na podstawie faktury lub noty obciążeniowej wystawionej przez Powiat w oparciu o dokumenty finansowe, znajdujące się do wglądu w siedzibie Powiatu.
3. Zwrot kosztów, o którym mowa w ust. 1, nastąpi w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury lub noty obciążeniowej, o których mowa w ust. 2, na rachunek bankowy wskazany przez Powiat.
4. Koszt konwersji jednego rekordu nie może przekroczyć 20 gr.
5. Ustala się koszt weryfikacji jednego rekordu w trybie, o którym mowa w § 2 ust. 4 na 2 zł.
6. Kwota, o której mowa w ust. 1 przeznaczona jest na pokrycie kosztów związanych z realizacją przez Powiat zadań określonych w § 2, w tym w szczególności związanych z sfinansowaniem kosztów programu konwertującego, uzupełnieniem zapisów, o którym mowa w § 2 ust. 4 oraz pokryciem kosztów usług, wynagrodzeń, podatków i innych opłat.
7. Kwota, o której mowa w ust. 1 nie może być wykorzystana na pokrycie kosztów związanych z przekazaniem danych do centralnej ewidencji pojazdów.
8. W przypadku konieczności kontynuowania prac wynikających z niniejszego porozumienia w 2005 r. zostanie sporządzony aneks w formie pisemnej.
9. Kalkulacja kosztów konwersji i weryfikacji zastała przedstawiona w załączniku do Porozumienia.

§ 4.

Powiat zobowiązany jest do realizowania zadań wynikających z Porozumienia zgodnie z obowiązującym prawem, z zachowaniem zasad legalności, celowości, gospodarności i rzetelności przy wydatkowaniu przekazanych środków finansowych.

§ 5.

Powiat zobowiązuje się do udzielania każdorazowo na pisemne żądanie MSWiA wyjaśnień na piśmie, co do wszelkich działań podejmowanych przez Powiat w związku z realizacją Porozumienia. Wyjaśnienie takie winno zostać przedstawione w terminie 14 dni od dnia przekazania zapytania, chyba że w zapytaniu ustalony zostaje inny termin na udzielenie wyjaśnień.

§ 6.

Powiat niezwłocznie po przekazaniu danych zawiadomi pisemnie MSWiA o zakończeniu realizacji zadań wynikających z Porozumienia i przekazaniu danych dotyczących określonej liczby pojazdów.

§ 7.

Strony zobowiązują się do bieżącej współpracy przy realizacji zadań wynikających z Porozumienia i rozstrzygania powstałych sporów w drodze polubownej.

§ 8.

Porozumienie zostaje zawarte na okres od dnia 1 lipca 2004 r. do dnia 31 grudnia 2005 r.

§ 9

Porozumienie sporządzono w 4 egzemplarzach po dwa dla każdej ze stron.
 
 
 

Załącznik do Porozumienia w sprawie współpracy w zakresie weryfikacji danych z informatycznej bazy danych Prezydenta Miasta/Starosty do Centralnej Ewidencji Pojazdów.
 
Uzasadnienie stawek za konwersje i weryfikacje danych, określonych w § 3 oraz dat określonych w § 4 ust. 3.
 
Zadanie konwersji i weryfikacji danych nie jest zadaniem własnym powiatów – nie wynika z żadnego przepisu prawa. Jest jednocześnie zadaniem niezbędnym dla umożliwienia wywiązania się Ministra SWiA z wykonania obowiązków ustawowych – np. udostępnienia danych z Centralnej Ewidencji Pojazdów. MSWiA zobowiązało się w dniu 20 lipca do przekazania kwot do rozliczenia na pokrycie kosztów konwersji i weryfikacji.
Konwersja danych została już przeprowadzona w znacznej części starostw i miast. W pozostałych przypadkach trwa lub zostanie przeprowadzona do końca listopada 2004 r. Pierwsze wydatki na to zadanie mogły zostać poczynione przez powiaty w lipcu 2004 r. – w tym miesiącu rozpoczęła się konwersja w niektórych powiatach. Dlatego też wskazano datę 1 lipca jako początkową datę, od której to poniesione wydatki mogą zostać rozliczone. Konwersja danych dokonywana jest przy pomocy narzędzia informatycznego, którego koszt ponosi starostwo. Usługę konwersji wykonują na rzecz miast oraz powiatów podmioty naliczające opłatę za jej wykonanie przyjmując za podstawę wyliczenia koszt konwersji jednego rekordu. Z informacji pozyskanych przez MSWiA wynika, że starostwa i miasta zawierając umowy na dokonanie konwersji płacą kwoty nie przekraczające 20 groszy (większość starostw zgłasza ok. 12-15 groszy za rekord) na konwersję jednego rekordu, co przy ogólnie szacowanej kwocie rekordów – ok. 18 mln. rekordów może wynieść 1,8 mln zł przy założeniu 10 groszy za rekord, 2 160 000 zł przy 12 groszach za rekord i 3 600 000 zł. przy założeniu 20 groszy za rekord.
Weryfikacja danych (uzupełnienie zapisów) dotyczyć ma tych rekordów, które nie są rekordami dotyczącymi pojazdów wyrejestrowanych i nie przeszły z wynikiem pozytywnym przez proces konwersji. Na dzień dzisiejszy nie jest możliwe określenie liczby rekordów, które podlegać będzie weryfikacji i uzupełnieniu, ponieważ nie jest jeszcze znany wynik konwersji we wszystkich powiatach. Wynik konwersji uzależniony jest od szeregu czynników niezależnych od MSWiA – wynika to z faktu, że rejestracja pojazdów odbywała się w powiatach z wykorzystaniem zróżnicowanych narzędzi informatycznych otrzymywanych przez starostów od różnych dostawców (np. zakresy danych o pojazdach bywały różne oraz systemy stosowały różnorodne standardy techniczne gromadzenia danych). Z pozyskanych przez MSWiA informacji wynika, że proces konwersji (tam gdzie został zakończony) pozytywnie przeszło od 30 d0 99% rekordów – średnio w powiatach około 80-90%. Proces weryfikacji i uzupełniania danych nie rozpocznie się, dopóki starostwa nie otrzymają środków finansowych na dokonanie tej czynności. MSWiA szacuje, że koszt weryfikacji jednego rekordu wynieść może około 2 zł. Na czynność tą składa się wyszukanie stosownych akt pojazdu, sprawdzenie poprawności zapisu w bazie informatycznej i jego ewentualna korekta. Przyjmujemy, że w ciągu godziny jeden pracownik może dokonąc weryfikacji około 6 rekordów. Stawka 12 zł za godzinę pracy X 8 godzin X 22 dni średnio w miesiącu 12 wynosi 2112 zł dla starostwa na opłacenie kosztów pracy przez jeden miesiąc na jednego pracownika. MSWiA zakłada, że weryfikacja w 2004 r. realizowana będzie do momentu wyczerpania środków przekazanych do rozliczenia starostwom 2 2004 r., zaś wysokość niezbędnych na ten cel środków w 2005 r. określona zostanie w aneksie do porozumienia, zawartym na podstawie konkretnych, dotyczących poszczególnych starostw wyliczeń, opartych na faktycznie poniesionych kosztach i rezultatach konwersji. Ponieważ nie jest znana konkretna liczba rekordów w poszczególnych starostwach, podstawą określenia sum przekazanych w 2004 r. do rozliczenia jest liczba ludności powiatu.