Powiat Włocławski

Odpowiedź na zapytanie Pana Arkadiuisza Gąsiorowskiego zgłoszone na IV Sesji Rady Powiatu w dniu 22.02.2007 r.

W nawiązaniu do pytania zadanego przez Pana Radnego w trakcie obrad IV Sesji Rady Powiatu we Włocławku, w brzmieniu: „czy prowadzone są jakiekolwiek działania w sprawie utworzenia na terenie gmin punktów obsługi interesanta w zakresie komunikacji ?" uprzejmie informuję, że wstępne działania w tym zakresie zostały podjęte. W trakcie spotkania z wójtami i burmistrzami gmin powiatu włocławskiego, jakie miał o miejsce w starostwie dniu 15 stycznia 2007r., starosta zwrócił się do wszystkich wójtów i burmistrzów z prośbą o wyrażenie w formie pisemnej zainteresowania gminy utworzeniem takiego punktu na jej terenie, a także deklaracji partycypacji gmin w realizacji tego przedsięwzięcia. Do chwili obecnej na ręce starosty wpłynęły dwa stanowiska w tej sprawie: z gminy Baruchowo oraz Gminy i Miasta Lubień Kujawski.
W międzyczasie starosta zwrócił się do Wytwórni Papierów Wartościowych w Warszawie, działającej w imieniu Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administratora jako administrator systemu POJAZD i KIEROWCA, z zapytaniem dotyczącym warunków technicznych dla sprzętu jaki powinien być zainstalowany w nowotworzonym punkcie.
Z powyższego wynika, że w sprawie tworzenia punktów obsługi interesantów w zakresie realizacji tam niektórych zadań wydziału komunikacji, były prowadzone odpowiednie działania, których efektem jest ukazany stan faktyczny.
Uwzględniając zatem dotychczas podjęte działania, stan wiedzy oraz niewielkie zainteresowanie władz samorządowych gmin tworzeniem takich punktów należy uznać, że, pomimo braku formalnych przeszkód do ich tworzenia, decyzje w tej sprawie mogą być podjęte wyłącznie w wyniku głębokich analiz problemu i dalszych konsultacji z zainteresowanymi gminami. Jeżeli bowiem uznać, że tylko na tych dwóch gminach kończy się zainteresowanie ich tworzeniem, to tylko z racji układu geograficznego i komunikacyjnego tych gmin, zasadność podejmowania takich decyzji już w chwili obecnej wydaje się być co najmniej wątpliwa.
Niezależnie jednak od powyższych obiektywnych, niezależnych od starosty, uwarunkowań nie można też nie uwzględniać w tym racjonalności podejmowania ostatecznych decyzji w tej sprawie, a także kosztów z tym związanych. Przyjmując bowiem najbardziej korzystne roz­wiązanie tylko dla obydwu zainteresowanych gmin mogłoby być to możliwe tylko poprzez utworzenie dwóch odrębnych punków w każdej z gmin, w dwojaki sposób:
- poprzez przeniesienie z wydziału komunikacji dwóch spośród sześciu stanowisk komputerowych służących do rejestracji pojazdów do każdej z gmin z jednoczesnym oddelegowaniem przynajm­niej jednego pracownika, który obsługiwałby mieszkańców obydwu gmin w ciągu dwóch/trzech dni roboczych. Jest to rozwiązanie najtańsze, gdyż eliminuje potrzebę dokonywania zakupu do­datkowych stanowisk komputerowych (koszt stanowiska ok. 10 tyś. zł), ale wymaga zakupu programu szyfrującego- koszt do 50 tyś. zł. Dodatkowym problemem jest uruchomienie do tych gmin łączy NETIL, gdyż funkcjonowanie punktów w terenie jest możliwe tylko w systemie on line, a przekazywanie danych PWPW- -starostwo odbywa się z wykorzystaniem tych łączy. Wprawdzie wychodzi ono naprzeciw oczekiwań władz samorządowych obydwu gmin, lecz w znacznym stopniu osłabia siły i środki wydziału komunikacji w starostwie, ograniczając możli­wości sprawnej obsługi interesantów z pozostałych gmin. Pozbawia bowiem ten wydział dwóch stanowisk komputerowych, sprawiając jednocześnie, że w gminach nie będą one dostatecznie wykorzystane, na co wskazują prowadzone na bieżąco dokładne analizy i wyliczenia obciążenia tych stanowisk przy aktualnej ich eksploatacji na miejscu w wydziale komunikacji,
- poprzez zakup dwóch dodatkowych stanowisk komputerowych służących do rejestracji pojazdów w każdej z gmin, zakup programu szyfrującego, uruchomienie łączy NETIL i dodatkowe zatrudnienie do ich obsługi jednego pracownika. Byłoby to więc rozwiązanie kosztowne, ale nie osłabiające sił i środków w wydziale komunikacji. Uwzględniając tylko przedstawiony powyżej stan faktycznego, znikomego zainteresowania gmin tworzeniem takich punktów oraz organizacyjne i techniczne uwarunkowania z tym związane, zarząd powiatu w najbliższym czasie będzie szukał odpowiedzi na pytanie; czy podejmować kolejne działania w kierunku tworzenia takich punktów, biorąc również pod uwagę tez inne uwarunkowania i skutki z tym związane ? Jednym z takich skutków są niewątpliwie koszty, na które, oprócz wcześniej już wspomnianych przy opisie poszczególnych wariantów ewentualnego tworzenia takich stanowisk, składałyby się też następujące koszty: montażu i przystosowania stanowisk w gminach, transmisji danych do sytemu, delegowania pracownika. Żadna z zainteresowanych gmin nie zadeklarowała w tym względzie swojego udziału w ich partycypowaniu.
Ważnym problemem, jaki pojawiłby się w przypadku tak znikomego zainteresowania gmin tym zagadnieniem jest funkcjonowanie i administrowanie zasobami archiwalnymi. Obecnie archiwum pojazdów usystematyzowane jest alfabetycznie według liter wchodzących w skład numeru rejestracyjnego / nie ma układu wg gmin/. Wyposażenie ewentualnie tworzonych punktów w odpowiedni zasób archiwalny użytkowników pojazdów, by w ten sposób uniknąć przedłużania terminów załatwiania niektórych spraw tylko ze względu na konieczność weryfikowania wniosków w archiwum w starostwie, jest technicznie bardzo trudne do wykonania /należałoby dokonać przeglądu ok. 65 tys. dokumentów rejestracyjnych pojazdów i ok. 45 tys. dokumentów kierowców/. Trzeba jednak pamiętać, że takie rozwiązanie niosłoby za sobą też pewne niebezpieczeństwo i utrudnienia dla tych mieszkańców obydwu gmin, którzy będąc we Włocławku w sprawie opłaty podatku od zakupionego pojazdu, chcieliby dokonać rejestracji w starostwie. Takiej możliwości, przy podziale archiwum, nie byłoby.
Przedstawiona informacja, oprócz jednoznacznie udzielonej odpowiedzi na postawione pytanie, pokazuje też Panu Radnemu złożoność tego problemu, który już wkrótce musi zostać rozwiązany w: sposób racjonalny.