Powiat Włocławski

Zarządzenie nr 26/08 Starosty Włocławskiego z dnia 17.04.2008 r. w sprawie określenia szczegółowego systemu i zasad kontroli wewnętrznej prowadzonej w Starostwie Powiatowym we Włocławku.

Zarządzenie nr 26/08 Starosty Włocławskiego z dnia 17 kwietnia 2008 roku w sprawie określenia szczegółowego systemu i zasad kontroli wewnętrznej prowadzonej
w Starostwie Powiatowym we Włocławku.

Na podstawie § 41, w związku z § 48 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego we Włocławku, zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Zarządzenie określa szczegółowy system i zasady kontroli wewnętrznej prowadzonej w Starostwie Powiatowym we Włocławku, zwanym dalej „Starostwem”, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Procedury kontroli finansowej określi odrębne zarządzenie.

§ 2. Cele kontroli prowadzonej przez zespoły kontrolne i wydziały precyzuje § 39 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego we Włocławku, zwanego dalej „Regulaminem Organizacyjnym”.

§ 3. 1. Czynności kontrolne wykonują naczelnicy wydziałów, kierownicy oddziałów, Sekretarz Powiatu, pracownicy zobowiązani do prowadzenia kontroli oraz doraźne zespoły kontrolne.
2. Zakres zadań kontrolnych pracowników wydziałów określają szczegółowe zakresy czynności.
3. Działalność kontrolną koordynuje wydział właściwy w sprawach organizacji, z wyjątkiem kontroli, których odrębność organizacyjna wynika z ustaw.

§ 4. 1. Kontrole wewnętrzne prowadzone przez zespoły kontrolne i wydziały mogą być:
1) kontrolami kompleksowymi obejmującymi całość lub obszerną część działalności;
2) kontrolami problemowymi obejmującymi wybrane zagadnienia z zakresu działalności.
2. Kontrolom, o których mowa w ust. 1, podlegają poszczególne wydziały, oddziały
i samodzielne stanowiska pracy, zwane dalej „jednostkami kontrolowanymi”.

§ 5. Kontrole wewnętrzne w Starostwie realizują:
1) wydział właściwy w sprawach organizacji w zakresie:
a) zgodności działania wydziałów, oddziałów i samodzielnych stanowisk pracy z Regulaminem Organizacyjnym, przepisami prawa powszechnie obowiązującymi, przestrzegania instrukcji kancelaryjnej oraz dyscypliny pracy,
b) realizacji Zarządzeń Starosty Włocławskiego,
c) poprawności prowadzenia ewidencji i przestrzegania zasad używania pieczęci urzędowych, trybu i zasad załatwiania przez wydziały skarg i wniosków;
2) wydział właściwy w sprawach obywatelskich w zakresie:
a) realizacji przez wydziały zadań dotyczących obrony cywilnej, ochrony ludności,
a także przeciwdziałania nadzwyczajnym zagrożeniom,
b) przestrzegania trybu i zasad udzielania przez wydziały odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wnioski komisji rady,
c) przetwarzania w Starostwie danych osobowych,
d) przestrzegania w Starostwie przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;
3) wydział właściwy w sprawach rozwoju lokalnego i promocji w zakresie przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych;
4) Sekretarz Powiatu w zakresie realizacji przez wydziały zadań wynikających z Regulaminu Organizacyjnego;
5) naczelnicy wydziałów w zakresie realizacji zadań na podległych stanowiskach pracy w wydziale;
6) kierownicy oddziałów w zakresie realizacji zadań na podległych stanowiskach pracy
w oddziale;
7) doraźne zespoły kontrolne powołane przez Starostę Włocławskiego, zwanego dalej „Starostą” w zakresie ich umocowania.

§ 6. 1. Kontrole, o których mowa w § 5 pkt 1-3 przeprowadzane są w oparciu o roczne plany kontroli opracowywane przez naczelników wydziałów, zatwierdzone przez Starostę.
2. Plan kontroli określa jednostkę kontrolowaną, rodzaj i zakres kontroli, termin przeprowadzenia kontroli oraz wskazuje osoby kontrolujące.
3. Wydziały prowadzące kontrolę składają w wydziale właściwym w sprawach organizacji roczne plany kontroli do dnia 30 grudnia roku poprzedzającego plan.

§ 7. Zespoły kontrolne, pracownicy wydziałów oraz osoby wymienione w § 5 pkt 4-6, zwane dalej „osobami kontrolującymi”, zobowiązane są każdorazowo przygotować się
do czynności kontrolnych w szczególności przez:
1) zapoznanie się z:
a) materiałami z kontroli przeprowadzonych poprzednio w jednostce kontrolowanej,
b) innymi materiałami dotyczącymi jednostki kontrolowanej, niezbędnymi
do przeprowadzenia kontroli;
2) uzgodnienie założeń organizacyjno - metodologicznych przeprowadzanej kontroli z pozostałymi członkami zespołu kontrolnego.

§ 8. Zaplanowaną w rocznym planie kontroli kontrolę przeprowadza się na podstawie imiennego upoważnienia, udzielonego przez Starostę.

§ 9. 1. Osoby kontrolujące obowiązane są do:
1) zgłoszenia rozpoczęcia kontroli i tematyki kontrolnej naczelnikowi wydziału;
2) odnotowania kontroli w książce kontroli;
3) udzielenia pracownikom jednostki kontrolowanej niezbędnego instruktażu.
2. Ustaleń z kontroli dokonuje się w oparciu o zebrane w toku kontroli dowody, w szczególności: dokumenty, protokoły, rejestry, rozmowy z pracownikami, wyjaśnienia, oświadczenia.
3. Naczelnicy wydziałów i kierownicy oddziałów odpowiedzialni są za właściwe przygotowanie i przeprowadzenie kontroli, prawidłowe wykorzystanie wyników kontroli oraz egzekwowanie realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych.

§ 10. 1. Dokumentację kontroli wewnętrznej stanowi sprawozdanie zawierające ustalenia i wnioski poczynione w trakcie zakończonej kontroli lub protokół kontroli i wystąpienia pokontrolne, w przypadku zakończenia kontroli protokołem.
2. Protokół kontroli powinien zawierać:
1) nazwę jednostki kontrolowanej;
2) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych;
3) imiona i nazwiska oraz stanowiska osób kontrolujących a także osób udzielających wyjaśnień w czasie kontroli;
4) określenie przedmiotu objętego kontrolą;
5) stwierdzenie stanu faktycznego;
6) pouczenie o prawie wniesienia zastrzeżeń lub złożenia wyjaśnień;
7) ewentualne wyjaśnienia lub zastrzeżenia wniesione do protokołu jako załączniki;
8) miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpisy osób kontrolujących oraz przedstawiciela jednostki kontrolowanej.
3. Protokół lub sprawozdanie zawierające pouczenie o możliwości wniesienia do Starosty pisemnego wyjaśnienia lub zastrzeżeń w terminie 7 dni od podpisania, osoby kontrolujące przekazują naczelnikowi kontrolowanego wydziału za pisemnym potwierdzeniem odbioru.
4. Po jednym egzemplarzu protokołu lub sprawozdania osoby kontrolujące przekazują:
1) naczelnikowi wydziału właściwego w sprawach organizacji;
2) Sekretarzowi Powiatu.
5. Na podstawie materiałów z kontroli osoby kontrolujące sporządzają zalecenia pokontrolne, które podpisuje Starosta, a powinny one zawierać:
1) zwięzły opis ujawnionych nieprawidłowości w pracy jednostki kontrolowanej;
2) konkretne zalecenia wskazujące sposób usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości;
3) termin wykonania zaleceń i powiadomienia o ich realizacji.
6. Do zaleceń pokontrolnych ust. 4 stosuje się odpowiednio.

§ 11. 1. Naczelnicy wydziałów w terminie do 30 stycznia każdego roku, składają
Sekretarzowi Powiatu pisemne informacje z wykonania rocznego planu kontroli.
2. Kserokopie informacji, o których mowa w ust. 1, naczelnicy wydziałów w terminie do 30 stycznia każdego roku, składają do wydziału właściwego w sprawach organizacji.
3. Sekretarz Powiatu, za pośrednictwem Starosty, przedstawia zarządowi powiatu w terminie do końca lutego każdego roku, roczne sprawozdanie z realizacji planów kontroli wewnętrznych za poprzedni rok.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 17 kwietnia 2008r., z wyjątkiem § 11, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2009 roku.