Powiat Włocławski

Uchwała nr 251/08
Zarządu Powiatu
z dnia 8 maja 2008

w sprawie określenia systemu i zasad planowania i przeprowadzania kontroli zewnętrznych przez pracowników Starostwa Powiatowego we Włocławku.

Na podstawie § 41, w związku z § 48 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego we Włocławku, uchwala się, co następuje:


§ 1. 1. Uchwała określa zasady planowania, organizacji i sposób przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych Powiatu Włocławskiego, z zastrzeżeniem ust. 2.
            2. Procedury kontroli finansowej określi odrębne zarządzenie.
            3. W przypadku kiedy przepisy ustawy uprawniają Starostę do dokonywania kontroli w jednostkach organizacyjnych powiatu, przepisy uchwały stosuje się odpowiednio,
z wyjątkiem § 6 ust. 4.
 
            § 2. 1. System kontroli, określony w § 40 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego we Włocławku, obejmuje kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną.
            2. Pracownicy Starostwa Powiatowego we Włocławku przeprowadzają kontrole zewnętrzne na zasadach określonych w niniejszej uchwale.
            3. Szczegółowy system i zasady kontroli wewnętrznej określa Zarządzenie Starosty Włocławskiego.
 
            § 3. Cele kontroli prowadzonej przez zespoły kontrolne i wydziały precyzuje § 39 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego we Włocławku.
 
            § 4. 1. Czynności kontrolne wykonują naczelnicy wydziałów, kierownicy oddziałów oraz pracownicy zobowiązani do prowadzenia kontroli.
            2. Zakres zadań kontrolnych pracowników wydziałów określają szczegółowe zakresy czynności.
            3. Działalność kontrolną koordynuje wydział właściwy w sprawach organizacji.
 
            § 5. 1. Pracownicy starostwa, z zastrzeżeniem ust. 2, uczestniczą indywidualnie lub
w zespole w kontrolach zewnętrznych prowadzonych w jednostkach organizacyjnych powiatu, zwanych dalej „jednostkami kontrolowanymi”.
            2. Kontrole, o których mowa w ust. 1, realizują:
1) pracownicy wydziału właściwego w sprawach organizacji w zakresie przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników
i uczniów, przestrzegania przepisów dotyczących organizacji pracy szkoły;
2) pracownicy wydziału właściwego w sprawach edukacji i społecznych w zakresie organizacji i funkcjonowania szkół i placówek oświatowych;
3) pracownicy wydziału właściwego w sprawach rozwoju lokalnego i promocji w zakresie przestrzegania przez jednostki kontrolowane przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych;
4) pracownicy wydziałów sprawujących merytoryczny nadzór nad realizacją przez
te jednostki zadań powiatu określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązujących, uchwałach rady i zarządu, a także decyzjach i zarządzeniach Starosty;
5) zespoły kontrolne lub jednoosobowo pracownicy starostwa w zakresie ustalonym przez Starostę.
 
            § 6. 1. Kontrole, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 1-4 przeprowadzane są w oparciu
o roczne plany kontroli opracowywane przez naczelników wydziałów, zatwierdzone przez Starostę.
            2. Plan kontroli określa jednostkę kontrolowaną, rodzaj i zakres kontroli, termin przeprowadzenia kontroli oraz wskazuje osoby kontrolujące.
            3. Wydziały prowadzące kontrolę składają w wydziale właściwym w sprawach organizacji roczne plany kontroli do dnia 30 grudnia roku poprzedzającego plan.
            4. Na wniosek Zarządu Powiatu roczny plan kontroli może być zmieniony.
 
            § 7. Zespoły kontrolne oraz pracownicy wydziałów, zwani dalej „osobami kontrolującymi” zobowiązane są każdorazowo przygotować się do czynności kontrolnych
w szczególności przez:
1) zapoznanie się z:
a) materiałami z kontroli przeprowadzonych poprzednio w jednostce kontrolowanej oraz wystąpieniami pokontrolnymi,
b) innymi materiałami dotyczącymi jednostki kontrolowanej, niezbędnymi
do przeprowadzenia kontroli;
2) uzgodnienie założeń organizacyjno - metodologicznych przeprowadzanej kontroli
z pozostałymi członkami zespołu kontrolnego.
 
            § 8. Zaplanowaną w rocznym planie kontroli kontrolę przeprowadza się na podstawie imiennego upoważnienia, udzielonego przez Starostę oraz  dowodu osobistego.
           
§ 9. 1. Osoby kontrolujące obowiązane są do:
1) zgłoszenia rozpoczęcia kontroli i tematyki kontrolnej kierownikowi jednostki kontrolowanej;
2) odnotowania kontroli w książce kontroli;
3) udzielenia pracownikom jednostki kontrolowanej niezbędnego instruktażu.
            2. Ustaleń z kontroli dokonuje się w oparciu o zebrane w toku kontroli dowody,
w szczególności: dokumenty, protokoły, rejestry, rozmowy z pracownikami, wyjaśnienia, oświadczenia.
            3. Naczelnicy wydziałów i kierownicy oddziałów odpowiedzialni są za właściwe przygotowanie i przeprowadzenie kontroli, prawidłowe wykorzystanie wyników kontroli oraz egzekwowanie realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych.
           
            § 10. 1. Dokumentację kontroli zewnętrznej stanowi sprawozdanie lub protokół kontroli i wystąpienia pokontrolne, w przypadku zakończenia kontroli protokołem.
            2. Protokół kontroli powinien zawierać:
1) nazwę jednostki kontrolowanej;
2) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych;
3) imiona i nazwiska oraz stanowiska osób kontrolujących a także osób udzielających wyjaśnień w czasie kontroli;
4) określenie przedmiotu objętego kontrolą;
5) stwierdzenie stanu faktycznego;
6) pouczenie o prawie wniesienia zastrzeżeń lub złożenia wyjaśnień;
7) ewentualne wyjaśnienia lub zastrzeżenia wniesione do protokołu jako załączniki;
8) miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpisy osób kontrolujących oraz przedstawiciela jednostki kontrolowanej.
            3. Protokół lub sprawozdanie zawierające pouczenie o możliwości wniesienia
do Starosty pisemnego wyjaśnienia lub zastrzeżeń w terminie 7 dni od podpisania, osoby kontrolujące po zakończeniu kontroli przekazują kierownikowi jednostki kontrolowanej
za pisemnym potwierdzeniem odbioru.
            4. Po jednym egzemplarzu sprawozdania lub protokołu osoby kontrolujące przekazują:
1) naczelnikowi wydziału właściwego w sprawach organizacji;
2) Sekretarzowi Powiatu.
            5. Na podstawie materiałów z kontroli osoby kontrolujące sporządzają zalecenia pokontrolne, które podpisuje Starosta, a powinny one zawierać:
1) zwięzły opis ujawnionych nieprawidłowości w pracy jednostki kontrolowanej;
2) konkretne zalecenia wskazujące sposób usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości;
3) termin wykonania zaleceń i powiadomienia o ich realizacji.
            6. Do zaleceń pokontrolnych ust. 4, stosuje się odpowiednio. 
           
            § 11. 1. Naczelnicy wydziałów w terminie do 30 stycznia każdego roku, składają
Sekretarzowi Powiatu pisemne informacje z wykonania rocznego planu kontroli.
            2. Kserokopie informacji, o których mowa w ust. 1 naczelnicy wydziałów w terminie do 30 stycznia każdego roku, składają do wydziału właściwego w sprawach organizacji.
            3. Sekretarz, w uzgodnieniu ze Starostą, przedstawia zarządowi powiatu w terminie
do końca lutego każdego roku, roczne sprawozdanie z realizacji planów kontroli zewnętrznych za poprzedni rok.
 
            § 12. Wykonanie uchwały powierza się Staroście Włocławskiemu.
 
            § 13. Uchwała wchodzi w życie z dniem 08 maja 2008r., z wyjątkiem § 11, który wchodzi w życie z dniem 01 stycznia 2009r.
 
 
 
 
Zarząd Powiatu w składzie:
1. Jan Ambrożewicz         
2. Kazimierz Kaca                      
3. Jerzy Donajczyk             
4. Marek Osiński