Strona główna > JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE - BIP > Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie - BIP > Kontrole Zewnetrzne > protokół z kontroli archiwum 
protokół z kontroli archiwum
000797725
ARCHIWUM PAŃSTWOWIPlac Rapackiego
4 tei.'622:47-S4 Fax. 6210-12/(pieczęć archiwum państwowego)3 7-100 TORUŃ
NIP: 95R-19-54-^^*
Znak sprawy: III 402-23/10
Protokół kontroli archiwum zakładowego
POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE UL. BRZESKA 15 87-800 WŁOCŁAWEK
Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21, ust. 2 oraz art. 28 pkt. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673).
I. Informacje wstępne
1.
Kontrolę przeprowadził w dniu 09. 12. 2010 r. mgr Rafał Więckowski- archiwista, nr upoważnienia do kontroli 407-3/2010 z dnia 08. 02. 2010 r., pracownik Archiwum Państwowego w Toruniu Oddział we Włocławku, w obecności przedstawiciela jednostki kontrolowanej Pani Elżbiety Otto - sekretarki, osoby sprawującej opiekę nad zasobem archiwum zakładowego w ramach obowiązków służbowych.2.
Jednostka kontrolowana została utworzona w dniu 01. 01. 1999r. na mocy Uchwały Nr W25/99 Rady Powiatu Włocławskiego z dnia 20. 01. 1999r. w sprawie utworzenia Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku. Obecnie jednostką kieruje Pani mgr Agnieszka Łoboda - Dyrektor Powiatowego Ośrodka Pomocy Rodzinie we Włocławku. Organem nadrzędnym lub nadzorującym jednostki jest Starostwo Powiatowe we Włocławku, ul. Cyganka 28, 87-800 Włocławek.3. Statut i regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki - obowiązuje:
- Statut kontrolowanej jednostki został zatwierdzony uchwałą nr XLIII/470/06 Rady Powiatu z dnia 30. 06. 2006r. w sprawie nadania statutu Powiatowemu Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku,
- Regulamin organizacyjny zatwierdzony Uchwałą nr 227/04 Zarządu Powiatu we Włocławku z dnia 09. 06. 2004 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu
1
Organizacyjnego Powiatowemu Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku z późniejszymi zmianami.
3.
Zmiany organizacyjne w przeszłości: W latach 1975-1990 działał Wojewódzki Ośrodek Opiekuna Społecznego. Następnie w latach 1990-1998 działał Wojewódzki Zespół Pomocy Społecznej we Włocławku.4. Jednostka kontrolowana jest od: -
(data i nazwa aktu prawnego)
w stanie likwidacji, upadłości, przekształcenia
- nie.5. Ostatnią kontrolę archiwum państwowe przeprowadziło w dniu:
28. 09. 2007r.6. Archiwum zakładowe było także kontrolowane w dniu: -
7.
W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno-archiwalne:a) instrukcja kancelaryjna:
zatwierdzona przez Archiwum Państwowe w Toruniu pismem z dnia 24. 04. 2006r. (znak pisma: III 401-16/06), wprowadzone w życie Zarządzeniem nr 2/2006 Dyrektora Powiatowego Ośrodka Pomocy Rodzinie we Włocławku z dnia 19. 04. 2006r. „w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku, Instrukcji kancelaryjnej dla Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku oraz Jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku".b) jednolity rzeczowy wykaz akt:
zatwierdzony przez Archiwum Państwowe w Toruniu pismem z dnia 24. 04. 2006r. (znak pisma: III 401-16/06), wprowadzony w życie Zarządzeniem nr 2/2006 Dyrektora Powiatowego Ośrodka Pomocy Rodzinie we Włocławku z dnia 19. 04. 2006r. „w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku, Instrukcji kancelaryjnej dla Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku oraz Jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku".c)
instrukcja archiwalna: zatwierdzona przez Archiwum Państwowe w Toruniu pismem z dnia 24. 04. 2006r. (znak pisma: III 401-16/06), wprowadzona w życie Zarządzeniem nr 2/2006 Dyrektora Powiatowego Ośrodka Pomocy Rodzinie we Włocławku z dnia 19.04.2006r. „w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku, Instrukcji kancelaryjnej dla2
Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku oraz Jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku",
d) inne normatywy kancelaryjno-archiwalne: -II. Ustalenia kontroli
1.
Stosowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego:Przepisy kancelaryjno-archiwalne są przestrzegane przez wszystkich pracowników jednostki organizacyjnej w sposób prawidłowy. Dokumentacja jest przekazywana do archiwum zakładowego na bieżąco, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym jest uporządkowana i zewidencjonowana. Teczki ułożone są na półkach zgodnie z układem rzeczowym. Na wydzielonych półkach ułożono materiały archiwalne. Teczki posiadają prawidłowe opisy, zgodne z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt. Naniesione są: tytuły wraz z datami skrajnymi, pieczątki jednostki organizacyjnej, symbole klasyfikacyjne i kwalifikacja, sygnatury archiwalne. Materiały archiwalne są uporządkowane wewnątrz teczek, akta ułożone chronologicznie. W archiwum zakładowym przechowywany jest komplet materiałów archiwalnych.
2. Zbiór dokumentacji.
W archiwum zakładowym jest przechowywana:
a) dokumentacja własna:- aktowa:
kategorii A w ilości
0,15 mb, z lat 1999-2009kategorii B w ilości
4,00 mb, z lat 1999-2009w tym akta kategorii B-50 w ilości
0,30 mb z lat 1999-2009nierozpoznana w ilości - mb, z lat -
- techniczna:
kategorii A w ilości - mb, jedn. inw., - .jedn. arch., z lat -
kategorii B w ilości
-..Jedn. inw., z lat -nierozpoznana w ilości - oryginały rysunków w kalkach z lat.........
- elektroniczna na nośnikach magnetycznych i optycznych:
kategorii A w ilości jedn. inw. czasu nagrań - z lat -
kategorii B w ilości - .jedn. inw., z lat -
nierozpoznana w ilości - .jedn. inw., z lat -
kartograficzna:
kategorii A w ilości - jedn. inw., - .jedn. arch.(arkuszy) z lat -
kategorii B w ilości - .jedn. inw., - .jedn. arch.(arkuszy) z lat -
nierozpoznana w ilości - arkuszy z lat -
audiowizualna: nagrania:
kategorii A w ilości - jedn. inw., - czasu nagrań z lat -
kategorii B w ilości - jedn. inw.(nagrań), - czasu nagrań z lat -
nierozpoznana w ilości - pudełek z lat -
inne w ilości - sztuk z lat -
fotografie:
kategorii A w ilości.......jedn. inw.,........negatywów,.......pozytywów, z lat....-
kategorii B w ilości.......jedn. inw.,........sztuk, z lat -
nierozpoznana w ilości - sztuk, z lat -
inne w ilości - sztuk, z łat -
filmy:
kategorii A w ilości.......tytułów(tematów),...-...sztuk, sztuk mat. wyjś., z lat.........
kategorii B w ilości.......tytułów(tematów),.......sztuk, z lat -
nierozpoznana w ilości - sztuk, z lat -
inne w ilości - sztuk, z lat -
bliższe informacje o zbiorze dokumentacji
- w archiwum zakładowym Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku przechowywane są:- akta kategorii
A z lat 1999-2009, w ilości 0,15 mb. Są to: Zarządzenia Dyrektora Powiatowego Ośrodka Pomocy Rodzinie, statuty i regulaminy, sprawozdania statystyczne, akta dotyczące współpracy z domami pomocy społecznej, instrukcje i regulaminy.- akta kategorii B
z lat 1999-2009, w ilości 4,00 mb., w tym akta kat. B-50 (akta pełnoletnich wychowanków rodzin zastępczych) z lat 1999-2009, w ilości 0,30 mb.4
b) dokumentacja odziedziczona po (należy podać nazwy zespołów akt i daty skrajne, ilość mb, jednostek archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategorię A i kategorię B, a także - jeśli zachodzi, potrzeba - rodzaje dokumentacji, jak w punktach II.2.a):
- Wojewódzkim Ośrodku Opiekuna Społecznego we Włocławku
z lat 1985-1990:akta kategorii B (dokumentacja dotycząca organizacji terenowych ośrodków pomocy społecznej) w ilości 0,30 mb.
- Wojewódzkim Zespole Pomocy Społecznej we Włocławku
z lat 1991-1998. akta kategorii B (dokumentacja dotycząca organizacji terenowych ośrodków pomocy społecznej, protokoły odbioru inwestycji) w ilości 2,40 mb.c)
dokumentacja zdeponowana /obca/, (jak w punkcie II.2.b): .........3. Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem 6,85 mb., w tym
kategoria „A" w ilości 0,15 mb.
- kategoria „B" w ilości 6,70 mb. tym:
- kategorii „B-50"
w ilości 0,30 mb.4. Stan zbioru (skomentować dane zawarte w punktach 2 i 3 w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli określić stan fizyczny zbioru dokumentacji).
Stan liczebny dokumentacji zmienił się. Przybyło 0,08 mb. akt kategorii A oraz 2,70 mb. dokumentacji kategorii B. Stan fizyczny nie uległ pogorszeniu, dokumentacja nie jest zagrożona działaniem żadnych skutków ubocznych.5. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe (podać podstawę prawną przejęcia): -
6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych):
Teczki ułożone są na półkach zgodnie z układem rzeczowym, na wydzielonych półkach ułożono materiały archiwalne. Dokumentacja przekazywana jest do archiwum zakładowego regularnie na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych. Całość zbioru dokumentacji jest zewidencjonowana. Akta klasyfikowane i kwalifikowane są prawidłowo, według jednolitego rzeczowego wykazu akt. Teczki zawierają niezbędne elementy opisu kancelaryjnego i archiwalnego - nazwę jednostki, znak i tytuł teczki, daty skrajne, kwalifikacja archiwalna oraz sygnatura. Materiały archiwalne posiadająprawidłowy układ wewnętrzny, nie zawierają części metalowych.
7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym jest porządkowana na bieżąco, po zasięgnięciu opinii archiwum państwowego - tak, przez: pracowników Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, pod szczególnym nadzorem osoby odpowiedzialnej za prowadzenie archiwum zakładowego.8. Ewidencja.
Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne:
a) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
- takb) spisy zdawczo-odbiorcze
- tak, w podziale na kategorię A i B - takc) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego
- nied) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej
- take) ewidencję wypożyczeń
- takf) inne środki ewidencyjne: -
9. Ocena prowadzenia ewidencji:
środki ewidencyjne w postaci wykazu spisów zdawczo-odbiorczych oraz spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego prowadzone są w sposób prawidłowy. Wszystkie rubryki spisów wypełnione są zgodnie z obowiązującymi przepisami. W kontrolowanej jednostce znajdują się ponadto spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej (do wniosku przesyłanego do archiwum państwowego dołączana jest zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął).10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego:
11. Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt):
udostępniane akta rejestrowane są w zeszycie wypożyczeń. Stan fizyczny zwracanych akt jest dobry. Zaginięć akt nie stwierdzono.12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się
nieregularnie, za zezwoleniem archiwum państwowego, ostatnio w 2010 r., Nr zezwolenia na brakowanie 89/2010. Jednostka kontrolowana nie ma zezwolenia generalnego na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.13. Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego miało ostatnio miejsce w i objęło mb, zespołu akt
14. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum zakładowego jest:
Pani Elżbieta Otto zatrudniona w innej formie posiadająca wykształcenie średnie oraz nieukończony kurs archiwalny stopniaW archiwum zatrudnieni są także: w innej formie ....... osoba(y) posiadająca
wykształcenie ....... nieukończony w ....... r. kurs archiwalny stopnia -
15. Warunki pracy w archiwum zakładowym są
dobre ponieważ: jest prawidłowo wyposażone. Panuje w nim porządek. Dla osoby sprawującej opiekę na zasobem archiwum wydzielone jest miejsce do prowadzenia prac archiwalnych, wyposażone w stolik i krzesło16. Lokal archiwum zakładowego (usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie przed kradzieżą, pożarem i innymi ujemnymi czynnikami):
Pomieszczenie archiwum zakładowego mieści się w piwnicy siedziby Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie. Jego powierzchnia wynosi 15 m2. Wyposażenie stanowią regały metalowe, drewniane, biurko, stolik, krzesła. Zabezpieczenie p.poż. aktualna gaśnica proszkowa ustawiona przy wejściu do pomieszczenia, koc gaśniczy. W pomieszczeniu jest również termohigrometr. Wskazania urządzenia: temperatura 19,3 °C, wilgotność 42,6 %.17. Inne ustalenia kontroli (m. in. oświadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie):
18. Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum państwowe:
Zaleceń pokontrolnych nie było.
III Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli.
Zalecenia pokontrolne wynikające z ustaleń bieżącej kontroli zostaną przesłane odrębnym pismem.
Protok^Lj^pi^ąi
Q R(kierownik kontrolowanej jednostki)
(archiwista zakładowy)
J
(przeprowadzający kontrolę)
P O »v lal O W Ł Centrum Pomocy Rodzinie ul. Brzeska 15, 87-800 Włocławek (2)
Protokół sporządzono w 3 egz.
Egz. nr 1 - Jednostka kontrolowana
Egz. nr 2 - Archiwum Państwowe w Toruniu
Egz. nr 3 - a/a
7
Wytworzył: Rafał Więckowski (2 maja 2012)
Opublikował: Elżbieta Otto (2 maja 2012, 11:50:17)
Ostatnia zmiana: brak zmian
Liczba odsłon: 1124
