Powiat Włocławski

PROTOKÓŁ KONTROLI

Przeprowadzonej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie we Włocławku, ul. Brzeska 15, 87-800 Włocławek, zwanym w dalszej treści „Centrum"; nr statystyczny Regon 005870438.

Dyrektorem Centrum jest od 1 czerwca 2003 r. Pani Agnieszka Łoboda.

Centrum jest jednostką organizacyjną prowadzoną przez Powiat Włocławski.

Kontrolę przeprowadził Andrzej Szulc - inspektor kontroli państwowej, z Delegatury Najwyższej Izby Kontroli w Bydgoszczy, na podstawie upoważnienia nr 076746 z dnia 2 marca 2012 r., w okresie od 21 marca 2012 r. do 29 marca 2012 r., z przerwą w dniach: 23 i 27 marca 2012 r.

Przedmiotem kontroli było udzielanie w 2011 r. zamówień publicznych na wydatki finansowane z dotacji pochodzących z budżetu państwa, w ramach kontroli powiązania budżetu samorządu terytorialnego z budżetem państwa w zakresie wybranych dochodów i wydatków.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

1. W 2011 r. Centrum realizowało na podstawie umowy ramowej nr UDA-POKL.07.01.02-04-003/08-00 z dnia 8 sierpnia 2008 r. zawartej z Regionalnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Toruniu, Projekt systemowy „Podróż do samodzielności" w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

W dniu 30 czerwca 2011 r. zawarto Aneks nr 5 do powyższej umowy, zgodnie z którym w 2011 r. Centrum przyznano na realizację środki w kwocie 199.686 zł, z czego ze środków europejskich dofinansowanie w kwocie 189.645,92 zł oraz dotację celową z budżetu krajowego w kwocie 10.040,08 zł. Wkład własny Centrum miał wynieść 23.426,86 zł co stanowiło 10,5% wydatków kwalifikowanych projektu.

W ramach realizacji Projektu systemowego „Podróż do samodzielności" udzielono zamówienia publicznego „Wykonanie usług związanych z aktywną integracją osób niepełnosprawnych realizowaną przez PCPR we Włocławku w ramach projektu „Podróż do samodzielności", współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, z podziałem na 5 zadań", zwanego dalej

[Dowód: akta kontroli, str. 1-3]

„zamówieniem", na które wydatkowano 153.628,03 zł, z czego 130.669,18 zł ze środków otrzymanych w ramach dofinansowania.

[Dowód: akta kontroli, str. 4-8]

2. Zgodnie z art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych^{1' zwanej dalej „Prawem zamówień publicznych", Prezes Rady Ministrów określił, w drodze rozporządzenia, kwoty wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.}

Z godnie z § 1 pkt. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej2, jednostki sektora finansów publicznych, dla których organem nadzorującym jest jednostka samorządu terytorialnego przekazują Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenia dotyczące zamówień publicznych, jeżeli wartość zamówień jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty:

a) 130.000 euro - dla dostaw lub usług,

b) 5.000.000 euro - dla robót budowlanych.

Zgodnie z art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.

Zgodnie z art. 35 ust 1. Prawa zamówień publicznych ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi.

Przed wszczęciem postępowania Centrum nie ustaliło wartości zamówienia. W protokole postępowania podano, że wartość zmówienia została ustalono w wysokości 157.746,85 zł - kwota brutto, równa kwocie jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Podana wartość była równa kwocie 40.190,61 euro. W protokole podano datę ustalenia wartości zamówienia 30 czerwca 2011 r. oraz sposób jej ustalenia „Wartość zamówienia ustalono projektem, wnioskiem o dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej (aneksem z dnia 30 czerwca 2011 r.)".

Podana w protokole z postępowania o udzielenie zamówienie kwota była niższa od kwot określonych na podstawie art. 11 ust. 8 Prawa zamówień publicznych.

1 Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759

2 Dz. U . z 2011 r. Nr 282, poz. 1649

2

Pani Agnieszka Łoboda, Dyrektor Centrum wyjaśniła, że: Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia [...] dokonano ustalenia szacunkowej wartości zamówienia w oparciu o posiadane informacje dot. wcześniej realizowanych przedsięwzięć, cen turnusów rehabilitacyjnych oraz szkoleń. Ustalenie wartości zamówienia niezbędne było już na etapie przygotowania wniosku aplikacyjnego o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki składanego do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu. Nie udokumentowano jedynie sposobu dokonania ustalenia wartości zamówienia.

[Dowód: akta kontroli, str. 38, 40, 41, 53, 64]

3. Dyrektor Centrum Zarządzeniem nr 3/11 z dnia 6 lipca 2011 r. powołał komisję przetargową do przeprowadzenia postępowanie o udzielenie zamówienia.

Dyrektor powołał komisję w trzyosobowym składzie oraz wyznaczył jej przewodniczącego. Komisja miała charakter doraźny i kończyła swoje czynności z chwilą podpisania umowy o udzielenie zamówienia. Komisji nadano regulaminy pracy, który stanowił załącznik do zarządzenia i zawierał przepisy dotyczące prac Komisji, obowiązków jej członków oraz trybu prac.

[Dowód: akta kontroli, str. 9-14, 41]

4. W celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia opracowano Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, zwaną dalej „SIWZ".

SIWZ zawierało informacje wymagane zgodnie z art. 36 Prawa zamówień publicznych, zostało zatwierdzone przez Dyrektora Centrum w dniu 6 lipca 2011 r.

Zamówienia udzielono w trybie przetargu nieograniczonego.

[Dowód: akta kontroli, str. 15-37, 41, 42]

W SIWZ określono przedmiot zamówienia, którym było wykonanie usług związanych z aktywną integracją osób niepełnosprawnych. Wykonawca miał zrealizować 5 zadań:

1) zorganizowanie i przeprowadzenie turnusu rehabilitacyjnego, z programem aktywizacji zawodowej dla osób niepełnosprawnych, wykonawca miał zorganizować turnus zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych3 oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 listopada 2007 r. w sprawie turnusów rehabilitacyjnych4,

2) zlecenie i przeprowadzenie jednorazowego, psychiatrycznego badania lekarskiego 12 uczestników Środowiskowego Domu Samopomocy w Kowalu, pod kątem diagnozy

3 Dz. U . Nr 123, poz.776, ze zm 4Dz. U. Nr 230, poz. 1694

zaburzenia psychicznego i określenia braku przeciwwskazań do uczestnictwa w projekcie oraz wydania zaświadczeń w tym zakresie,

3) zapewnienie doradcy zawodowego dla potrzeb Środowiskowego Domu Samopomocy w Kowalu,

4) przeprowadzenie warsztatów psychologicznych dla 10 osób niepełnosprawnych z zaburzeniami psychicznymi, połączonych z plenerem malarskim oraz zapewnienie uczestnikom 2 opiekunów,

5) organizacja i przeprowadzenie mediacji rodzinnych dla 53 osób niepełnosprawnych oraz 53 osób z ich otoczenia.

Przedmiot zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

- 80570000-0 - Usługi szkolenia w dziedzinie rozwoju osobistego,

- 85312500-4 - Usługi rehabilitacyjne,

- 85121200-5 - Specjalistyczne usługi medyczne.

W załączniku nr Ido SIWZ określono szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia.

[Dowód: akta kontroli, str. 15, 16, 31, 42]

SIWZ zawierała warunki udziału wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. W SIWZ zawarto wykaz oświadczeń i dokumentów jakie mieli dostarczyć wykonawcy w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia. Żądano wyłącznie dokumentów i oświadczeń określonych w § 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane5.

[Dowód: akta kontroli, str. 17-23, 42] Zgodnie z art. 45 ust. 2. Prawa zamówień publicznych „Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8. zamawiający może żądać od wykonawców wniesienia wadium". Zgodnie z ust. 4. „Zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3 % wartości zamówienia".

W SIWZ wymagano złożenia wadium w wysokości 2.000,00 zł, co stanowiło 1,27% wartości zamówienia podanej w protokole z postępowania, wskazano termin jego wniesienia zgodny z terminem składania ofert, z zastrzeżeniem, że musi być wniesione przed upływem

5 Dz. U . z 2009 r. Nr 226, poz. 1817

|0i

4

terminu składani ofert. W SIWZ wskazano również formy w jakich mogło być wniesione wadium oraz wymogi jakie musi spełniać gwarancja, w przypadku wniesienia wadium w tej formie.

Zgodnie z SIWZ jedynym kryterium, którym zamawiający miał kierować się przy wyborze oferty była najniższa cena. Podano znaczenie tego kryterium oraz sposób oceny ofert.

W SIWZ zawarto zapis, że zamawiający nie będzie wymagał od wykonawcy, któremu zostanie udzielone zamówienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Załącznikami do SWIZ były: 1. Opis przedmiotu zamówienia, 2. Druk „Formularz oferty", 3. Druk „Formularz cenowy" - preliminarz, 4. Druk „Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu", 5. Druk „Wykaz usług", 6. Druk „Wykaz narzędzi", 7. Druk „Wykaz osób", 8. Druk „Oświadczenie o posiadaniu uprawnień", 9. Druk „Oświadczenie o braku podstaw do wykluczania", 10. Wzór umowy, 11. Wzór zaświadczenia lekarskiego.

Wykonawcy nie skierowali zapytań dotyczących treści SIWZ

5. Zgodnie z art. 40. ust. 1 Prawa Zamówień Publicznych „Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej". Zgodnie z ust. 2. „Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych".

Zgodnie z art. 43 ust. 1 Prawa zamówień publicznych „Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty, z tym że w przypadku dostaw lub usług termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, a w przypadku robót budowlanych - nie krótszy niż 14 dni".

[Dowód: akta kontroli, str. 23, 44]

[Dowód: akta kontroli, str. 26, 42]

[Dowód: akta kontroli, str. 27]

[Dowód: akta kontroli, str. 31, 42, 61]

5

Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 7 lipca 2011 r., w tym dniu zostało wywieszone również na tablicy ogłoszeń w siedzibie Centrum oraz zamieszczone na stronie internetowej bip.powiat.wloclawski.pl.

W ogłoszeniu o zamówieniu publicznym podano informacje wymagane art. 41 Prawa zamówień publicznych. Ogłoszenie zawierało kryteria ocen ofert i ich znaczenie oraz warunki udziału w postępowaniu i opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, zgodne z podanymi w SIWZ. W ogłoszeniu podano termin składania ofert na 15 lipca 2011 r. - 8 dni od ogłoszenia.

6. W odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożono jedną ofertę, która wpłynęła do Centrum w dniu 15 lipca 2011 r. do godz. 10.00 - we właściwym miejscu i terminie. Oferta była przygotowana zgodnie z wymogami SIWZ i została sporządzona wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ. Oferta zawierały wymagane złączniki:

a) Formularz cenowy - preliminarz - sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ,

b) program aktywizacji zawodowej z harmonogramem - zadanie nr 1,

c) harmonogram badań - zadanie nr 2,

d) harmonogram zajęć-zadanie nr 3,

e) program warsztatów - zadanie nr 4,

f) program i harmonogram mediacji - zadanie nr 5,

g) zawiadomienie o wpisie do rejestru organizatorów turnusów rehabilitacyjnych,

h) zawiadomienie w wpisie do rejestru ośrodków,

i) oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - sporządzone wg wzoru stanowiącego złącznik nr 4 do SWIZ,

j) wykaz usług - sporządzony wg wzoru stanowiącego złącznik nr 5 do SWIZ, wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi zostały wykonane należycie „Referencje",

k) wykaz narzędzi, wyposażenia i urządzeń - sporządzony wg wzoru stanowiącego złącznik nr 6 do SWIZ wraz ze zobowiązaniem podwykonawcy do udostępnienia ośrodka wraz z wyposażeniem,

1) wykaz osób uczestniczących w wykonaniu zadań - sporządzony wg wzoru stanowiącego złącznik nr 7 do SWIZ,

m) oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia posiadają

wymagane uprawnienia - sporządzone wg wzoru stanowiącego złącznik nr 8 do SWIZ, n) opłaconą polisę ubezpieczenia OC, .

[Dowód: akta kontroli, str. 42-44, 54-61]

o) oświadczenie o braku podstaw do wykluczania - sporządzone wg wzoru stanowiącego

złącznik nr 9 do SWIZ, p) aktualny odpis z KRS,

q) aktualne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o niezaleganiu w podatkach, r) zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek,

s) informacje z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8

albo ust. 1 pkt 9, t) zawiadomienie o wpisie instytucji szkoleniowej, u) dowód wniesienia wadium,

v) zaakceptowany wzór umowy - załącznik nr 10 do SIWZ,

w) oświadczenie o braku podstaw do wykluczania złożone przez podwykonawcę -

sporządzone wg wzoru stanowiącego złącznik nr 9 do SWIZ, x) aktualny odpis z KRS podwykonawcy,

y) aktualne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o niezaleganiu w podatkach

dotyczące podwykonawcy, z) zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek dotyczące podwykonawcy.

Złożona oferta wraz z załącznikami odpowiadała wymogom określonym w SIWZ zamówienia. Oferta dotyczyła przedmiotu zamówienia wskazanego w SIWZ, wykonawca zaakceptował projekt umowy stanowiący załącznik do SIWZ.

[Dowód: akta kontroli, str. 61-63] 7. Otwarcia ofert o udzielenie zamówienia dokonała komisja przetargowa w dniu 15 lipca 2011 r. o godz. 10.15 - w dniu wyznaczonym jako termin składania ofert. Przed otwarciem ofert podano kwotę jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w wysokości 157.746,85 zł brutto.

Komisja nie wzywała wykonawcy do składnia dokumentów i oświadczeń lub poprawiania omyłek w złożonych dokumentach i oświadczeniach potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, a także nie żądała od wykonawcy wyjaśnień dotyczących złożonych ofert. Żaden z wykonawców nie został wykluczony, a żadna z ofert nie została odrzucona.

Wykonawca zaoferował cenę 156.700 zł brutto, niższą od przeznaczonej przez zamawiającego na sfinansowanie zamówienia o 1.046,85 zł.

[Dowód: akta kontroli, str. 44-52, 67-69]

8. Z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia sporządzono protokół wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 „Protokół postępowania w trybie przetargu

nieograniczonego" do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego6. Załącznikami do protokołu były oświadczenia osób wykonujących czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, złożone wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do ww. rozporządzenia, zgodnie z którymi osoby te nie podlegały wyłączeniu.

Protokół został podpisany przez wszystkich członków komisji. Prace komisji przetargowej, wynik postępowania oraz protokół z postępowania zatwierdził Dyrektor Centrum.

[Dowód: akta kontroli, str. 49-51, 64-76]

9. Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty umieszczono w dniu 18 lipca 2011 r. na stronie internetowej oraz na tablicy informacyjne w siedzibie Centrum podając nazwę i dane wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru wraz z przyznaną punktacją.

Powyższą informację przekazano oferentowi wraz z pouczeniem, że „Zgodnie z art. 92 ust 1 pkt 4 ustawy - Prawo zamówień publicznych w związku z art. 94 ust. 2 pkt la, zamawiający informuje, że w tym postępowaniu może zawrzeć umowę przed upływem terminu, o którym mowa w art. 94 ust. 1 pkt 2 tej ustawy".

Wykonawca nie korzystał ze środków ochrony prawnej przewidzianych w Dział VI „Środki ochrony prawnej" Prawa zamówień publicznych.

[Dowód: akta kontroli, str. 49, 52, 77, 78]

10. W dniu 20 lipca 2011 r. zawarto umowę nr 1/11, której przedmiotem było wykonanie usług związanych z aktywną integracją osób niepełnosprawnych realizowaną przez PCPR we Włocławku w ramach projektu Podróż do samodzielności", współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, z podziałem na 5 zadań.

Umowę zawarto w terminie 2 dni od wysłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z pouczeniem zawartym w powiadomieniu.

Umowę zawarto z wykonawcą którego oferta została wybrana w postępowaniu. Treść zawartej umowy była zgodna z treścią umowy stanowiącą załącznik do SIWZ.

W dniu 20 lipca 2011 r. w Biuletynie zamówień publicznych zamieszczono ogłoszenie o udzieleniu zamówienia.

6 Dz. U . z 2010 r. Nr 223 poz. 1458

8

[Dowód: akta kontroli, str. 52, 53, 78-87] 11. Zgodnie z art. 140. ust. 1 Prawa zamówień publicznych „Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie".

Zgodnie z art. 144 ust. 1 Prawa zamówień publicznych „Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany".

Zgodnie z § 2 ust. 2 umowy nr 1/11 „Zakres świadczeń wykonawcy określony jest w SIWZ oraz w ofercie Wykonawcy, złożonej w postępowaniu na przedmiotową usługę".

Zgodnie z § 10 ust. 1 umowy „Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie w formie aneksu pod rygorem nieważności takiej zmiany".

Świadczenie wykonawcy odbiegało od wynikającego z oferty , co było wynikiem:

- rezygnacji 2 uczestników turnusu rehabilitacyjnego z uczestnictwa w turnusie, w połowie jego trwania - koszt połowy turnusu dla 2 osób wyniósł 2.855,81 zł,

- 9 osób zakwalifikowanych do mediacji rodzinnych nie wzięło w niej udziału - łączny koszt 216,00 zł.

Łącznie świadczenie wykonawcy było niższe o 3.071,81 zł od wynikającego z oferty. W dniu 24 października 2011 r. na podstawie wystawionej przez wykonawcę faktury VAT, Centrum zapłaciło wykonawcy z tytułu wykonania umowy 1/11 kwotę 153.628,03 zł niższą od przewidzianej w umowie o 3.071,97 zł.

Pani Agnieszka Łoboda, Dyrektor Centrum wyjaśniła, że: Odnosząc się natomiast do kwestii dot. niedokonania na piśmie zmiany zakresu świadczenia wykonawcy zamówienia informuję, że w zawartej umowie zamawiający nie przewidział w § 10 ust. 2 wyjątkowej sytuacji w wyniku, której z udziału w turnusie rehabilitacyjnym zrezygnuje 2 uczestników, a w mediacjach rodzinnych nie weźmie udziału 9 uczestników. W związku z powyższym obawiałam się, że sporządzenie aneksu do umowy nr 1/11 z dnia 20 lipca 2011 r. naruszy zapisy art. 144 ust.l ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, zpóźn.zm.). Nie mniej mając na uwadze dbałość o wydatkowanie środków publicznych uznałam, że wypłacenie wykonawcy pełnego wynagrodzenie nie będzie uzasadnione.

Zgodnie z § 10 ust. 2 pkt 2 umowy nr 1/11 przewidziano możliwość zmian

postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty w przypadku zaistnienia przyczyn