Powiat Włocławski

Zarządzenie nr 20/11 Starosty Włocławskiego z dnia 25 lutego 2011 roku w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym we Włocławku.

 
w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych             w Starostwie Powiatowym we Włocławku.
 
Na podstawie § 8 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego we Włocławku, oraz § 1 ust. 3, § 2, § 42 ust. 3 oraz § 48 Instrukcji kancelaryjnej – stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), w związku z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U.  Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.[1]), zarządza się co następuje:
 
Rozdział I Postanowienia ogólne 
 
§1. Niniejsze zarządzenie, zwane dalej „zarządzeniem”, ustala szczegółowy sposób wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym we Włocławku, zwanym dalej „starostwem”.
 
§2.   Użyte w zarządzeniu następujące określenia oznaczają:
1) instrukcja kancelaryjna – Instrukcję kancelaryjną – stanowiącą załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67);
2) system tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;
3) czynności kancelaryjne – prace wykonywane w starostwie w celu zapewnienia jednolitego sposobu obiegu, tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą; 
4) regulamin starostwa – Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego we Włocławku, uchwalony w dniu 21 lutego 2011 r. uchwałą nr III/54/11 Rady Powiatu we Włocławku;
5) starosta – Starostę Włocławskiego;
6) rada – Radę Powiatu we Włocławku;
7) przewodniczący rady- Przewodniczącego Rady Powiatu we Włocławku;
8) sekretarz – Sekretarza Powiatu;
9) komórka organizacyjna – komórkę organizacyjną w rozumieniu regulaminu starostwa;
10) naczelnik wydziału– osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;
11) pracownik zajmujący samodzielne stanowisko pracy – pracownika zatrudnionego na stanowisku, o którym mowa w § 13 ust. 1  pkt  8 – 11 regulaminu starostwa;
12) sekretariat starostwa – stanowisko pracy, funkcjonujące w odpowiedniej komórce organizacyjnej starostwa właściwej w świetle regulaminu starostwa w sprawach dotyczących prowadzenia sekretariatu,  którego pracownik  jest uprawniony do przyjmowania przesyłek oraz wykonywania czynności kancelaryjnych  w zakresie określonym zarządzeniem;
13) POI – punkt obsługi interesanta, stanowisko pracy, funkcjonujące w odpowiedniej komórce organizacyjnej starostwa właściwej w świetle regulaminu starostwa w sprawach obsługi interesantów, którego pracownik  jest uprawniony do przyjmowania i wysyłania przesyłek w zakresie określonym w zarządzeniu;
14) dziennik korespondencyjny – rejestr przesyłek wpływających w rozumieniu instrukcji kancelaryjnej prowadzony w sposób tradycyjny;
15) korespondencja – każde pismo składane w starostwie lub przeznaczone do wysyłania ze starostwa;
16) korespondencja wewnętrzna – część korespondencji, która została wytworzona w starostwie i której adresatem jest: rada powiatu, przewodniczący rady, wiceprzewodniczący, zarząd powiatu, przewodniczący zarządu powiatu, starosta, komórka organizacyjna                         w starostwie lub jej kierownik, a także każde inne stanowisko pracy;
17) przesyłka – pakiet, paczka, zakopertowane pismo (dokument) otrzymane przez starostwo i wysyłane ze starostwa za pośrednictwem poczty, kuriera, gońca itp., a także otrzymane i nadawane teleksy i telefaksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, wartościowe;
18) rejestr przesyłek wpływających – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymanych przez podmiot;
19)  rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych przez podmiot;
20) nośnik papierowy – arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.
§3. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Starostwie Powiatowym we Włocławku jest system tradycyjny.
§4. 1. Ustalony w zarządzeniu sposób postępowania, z zastrzeżeniem ust. 3, dotyczyw szczególności wykonywania następujących czynności kancelaryjnych:
1) przyjmowania i rozdziału korespondencji oraz przesyłek wpływających do starostwa;
2) obiegu korespondencji z udziałem sekretariatu starostwa;
3) obiegu korespondencji wewnętrznej;
4) wysyłania korespondencji i przesyłek;
5) udzielania informacji interesantom w celu zapewnienia im właściwej obsługi.
2. Czynności kancelaryjne, o których mowa w ust. 1, wykonują:
1) wyznaczony przez naczelnika wydziału w świetle regulaminu starostwa w sprawach zarządzania i administracji, pracownik POI, zwany dalej „pracownikiem POI” – wykonujący zadania w zakresie zadań określonych dla POI w zarządzeniu;
2) sekretariat starostwa.
3. Przepisów zarządzenia, z wyjątkiem tych zawartych w rozdziale V, nie stosuje sięw przypadkach, w których, ze względów organizacyjnych, załatwianie indywidualnych spraw interesantów odbywa się na podstawie bezpośrednio składanych podań, wniosków itp.
§5.1. W celu sprawowania bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw wyznacza się koordynatora czynności kancelaryjnych.
2. Funkcję określoną w ust. 1, powierza się pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku archiwisty w komórce organizacyjnej właściwej w świetle regulaminu starostwa w sprawach zarządzania i administracji.
 
Rozdział II
Przyjmowanie i obieg korespondencji oraz przesyłek 
 
§6. 1. Przesyłki i korespondencję wpływającą do starostwa i składaną w starostwie,      z zastrzeżeniem ust. 4 i 5 oraz § 7 ust. 3 i § 8, przyjmuje i odbiera pracownik POI.
2. Przesyłki i korespondencja, o których mowa w ust.1, podlegają rejestracji asortymentowej i ilościowej w rejestrze przesyłek wpływających. Wzór rejestru, określa załącznik nr 1 do zarządzenia.
3. Dokonanie wpisu do rejestru, o którym mowa w ust. 2, pracownik POI potwierdza odpowiednią adnotacją w obrębie pieczęci wpływu przesyłki, nadając jej dalszy bieg stosownie do postanowień zarządzenia. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 2 do zarządzenia.
4. Pracownik POI odbiera pocztę elektroniczną wpływającą do starostwa na adres: www.starostwo@powiat.wloclawski.pl oraz telefaksy wpływające do starostwa na numer  54 230 46 71.
5. W przypadku konieczności złożenia podania do protokołu, pracownik POI kieruje interesanta wnoszącego podanie do właściwej komórki organizacyjnej, zgodnie z zakresem realizowanych zadań wynikających z regulaminu starostwa.
6. Przyjmując przesyłki przekazywane za pośrednictwem poczty, kuriera lub gońca – zwłaszcza polecone, wartościowe, ekspresowe, paczki i pisma procesowe – pracownik POI sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, pracownik POI sporządza adnotację na kopercie, opakowaniu lub na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego, kuriera lub gońca spisania protokołu (notatki) o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
7. Przesyłki i korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata niż starostwo) pracownik POI zwraca niezwłocznie do urzędu pocztowego lub innemu podmiotowi, który taką przesyłkę lub korespondencję doręczył.
8. Na żądanie składającego korespondencję, pracownik POI potwierdza jej otrzymanie przy użyciu pieczęci, o której mowa w ust. 3.
9. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust 1-8, pracownik POI przekazuje korespondencję i przesyłki odpowiednio:
1) sekretariatowi starostwa – adresowane do zarządu powiatu, przewodniczącego zarządu powiatu; imiennie do starosty, wicestarosty; do starostwa, poszczególnych komórek organizacyjnych starostwa i ich kierowników, a także do innych stanowisk pracy oraz adresowane do rady; imiennie do przewodniczącego rady, wiceprzewodniczących i radnych, oraz skargi na działalność zarządu powiatu, starosty, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży i innych jednostek organizacyjnych powiatu;
2) wyznaczonemu przez naczelnika wydziału w świetle regulaminu starostwa w sprawach zarządzania i administracji, pracownikowi tego wydziału – paczki i inne przesyłki wartościowe;
3) pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych – opatrzone odpowiednią klauzulą („zastrzeżone”, „poufne”).
§7. 1. Pocztę elektroniczną wpływającą do starostwa na inne adresy niż ten określony w § 6 ust. 4 przyjmują pracownicy starostwa, którzy adresy te obsługują.
2. Telefaksy wpływające do starostwa na numer 54 230 46 68 przyjmują pracownicy komórki organizacyjnej w świetle regulaminu starostwa w sprawach obsługi rady powiatu; na numer 54 230 46 18 przyjmuje pracownik komórki właściwej w świetle regulaminu starostwa w sprawach zarządzania kryzysowego.
3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 i 2, niezwłocznie przekazywane są pracownikowi POI, który postępuje z nimi w sposób określony w § 6 ust. 2-3 i 9.
§8. 1. Korespondencja wewnętrzna adresowana do zarządu powiatu, przewodniczącego zarządu powiatu, starosty i wicestarosty oraz adresowana do rady, przewodniczącego rady,  wiceprzewodniczących składana jest bezpośrednio w sekretariacie starostwa za potwierdzeniem wpływu. Przepis § 11 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
2. Korespondencję wewnętrzną inną niż ta, o której mowa w ust. 1 komórki organizacyjne przekazują między sobą, za pośrednictwem swoich pracowników, potwierdzając jej otrzymanie.
§9. 1. Sekretariat starostwa prowadzi dziennik korespondencyjny. Wzór dziennika określa załącznik nr 3 do zarządzenia.
§10. Pracownik sekretariatu starostwa, nie otwiera przesyłek:
1) zawierających  dopisek „do rąk własnych”;
2) zawierających informacje niejawne oznaczone odpowiednią klauzulą;
3) oznaczonych jako wartościowe;
4) ofert składanych na ogłoszony nabór pracowników oraz ofert składanych przez usługodawców;
5) ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia na podstawie ustawy Prawo
zamówień publicznych.
 
§11. 1. Uwzględniając czynność, o której mowa w § 10, pracownik sekretariatu starostwa otrzymaną korespondencję pojedynczo wpisuje do dziennika korespondencyjnego. Do dziennika korespondencyjnego nie wpisuje się dokumentacji, o której mowa w § 6 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej.
2. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji, po wpisaniu jej do dziennika korespondencyjnego, umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony, a na przesyłkach przekazanych bez otwierania – na przedniej stronie koperty lub innego opakowania, pieczątkę wpływu do sekretariatu starostwa – określając datę otrzymania. Wzór pieczęci wpływu do sekretariatu starostwa określa załącznik nr 2 do zarządzenia.
3. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 1 – 2, pracownik sekretariatu starostwa niezwłocznie przekazuje otrzymaną korespondencję sekretarzowi, który dokonuje na niej wstępnej dekretacji.
4. Korespondencję przejrzaną, zadekretowaną i zwróconą przez sekretarza, pracownik sekretariatu starostwa niezwłocznie przekazuje staroście i wicestaroście.
5. Podczas nieobecności sekretarza, czynności o których mowa w ust. 3 wykonuje wicestarosta.
§12. 1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez starostę i wicestarostę pracownik sekretariatu starostwa dzieli zgodnie z dekretacjami i dyspozycjami, a następnie przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym.
2. Przekazanie korespondencji, z uwzględnieniem ust. 3, odbywa się za pokwitowaniemw dzienniku korespondencyjnym.
3. Odbioru korespondencji z sekretariatu starostwa dokonują naczelnicy wydziału lub wyznaczeni przez nich pracownicy, a także indywidualnie wskazani w dekretacji pracownicy starostwa. Wprowadza się zakaz wydawania korespondencji z sekretariatu starostwa stażystom i praktykantom.
 
Rozdział III
Wysyłanie korespondencji i przesyłek 
§13. 1. Korespondencję wytworzoną w starostwie, a także inne dokumenty i materiały przeznaczone do wysłania w formie przesyłki – komórki organizacyjne przekazują pracownikowi POI w stanie nie zapakowanym do godz. 1400.
2. Pracownik POI, z zastrzeżeniem ust. 3, kopertuje korespondencję, pakuje dokumenty i inne materiały przeznaczone do wysyłki, adresuje i opisuje je według dyspozycji zamieszczonych na pismach lub przekazanych przez pracowników je wytwarzających, a następnie, odpowiednio opieczętowuje i wpisuje do rejestru przesyłek wychodzących. Wzór rejestru określa załącznik nr 4 do zarządzenia. Brak dyspozycji, o jakiej mowa  w zdaniu pierwszym oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
3. Korespondencję adresowaną do tego samego adresata pracownik POI pakuje w jedną kopertę i wysyła jako jedną przesyłkę.
§14. 1. Korespondencję przeznaczoną do wysłania ze starostwa za pośrednictwem telefaksu wysyłają:
1) pracownicy komórki organizacyjnej właściwej w świetle regulaminu starostwa w sprawach obsługi powiatu -  dotyczącą wyłącznie tematyki związanej z działalnością rady i radnych powiatu;
2)  pracownik POI – pozostałą, nie wymienioną w pkt 1.
2.  Pracownicy o których mowa w ust. 1 do wysłanego faksu dołączają potwierdzenie nadania.
3. Korespondencję przeznaczoną do wysłania ze starostwa drogą elektroniczną wysyłają pracownicy starostwa obsługujący poszczególne skrzynki adresowe tej poczty oraz inne osoby wyznaczone do tego przez starostę w odrębnym trybie.
 
Rozdział IV
Obsługa interesantów 
§15. 1. Naczelnik wydziału właściwego w świetle regulaminu starostwa w sprawach zarządzania i administracji, organizuje pracę POI w sposób zapewniający właściwą realizację jego zadań – określonych w regulaminie starostwa oraz w zarządzeniu.
2. W pracy POI, oprócz stałego pracownika POI, mogą uczestniczyć inni pracownicy starostwa delegowani przez naczelników wydziałów do merytorycznej obsługi interesantów, o czym rozstrzyga sekretarz.
3. Szczegółowy sposób działania POI, z uwzględnieniem jego zakresu określonego w regulaminie starostwa oraz zarządzeniu, ustala naczelnik wydziału, o którym mowa w ust. 1.
 
Rozdział V
Postanowienia końcowe 
§16. W sprawach nie uregulowanych, a dotyczących wykonywania czynności kancelaryjnych, o których mowa w zarządzeniu, mają zastosowanie odpowiednie przepisy określone w tej instrukcji.
§17. Wykonanie zarządzenia powierza się naczelnikowi wydziału właściwego w świetle regulaminu starostwa w sprawach zarządzania i administracji, za wyjątkiem § 13 – 16, których wykonanie powierza się naczelnikom wszystkich wydziałów – odpowiednio do zadań w zarządzeniu określonych.
§18. Naczelnik wydziału właściwego w świetle regulaminu starostwa w sprawach wdrażania i nadzoru instrukcji kancelaryjnej zabezpiecza obsługę pracownikom POI                         i sekretariatu starostwa,  a także wyposaża stanowiska w niezbędne dzienniki, druki, rejestry oraz pieczątki.
§19. Traci moc zarządzenie nr 54/04 Starosty Włocławskiego z dnia 21 grudnia 2004 roku w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym we Włocławku zmienione zarządzeniem nr 58/05 Starosty Włocławskiego z dnia 23 grudnia 2005 roku.
§20. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 25 lutego 2011 roku.

Aby zapoznać się z załącznikami nr 1, 2, 3 i 4 należy kliknąć tutaj (105kB)

[1] Zmiany ustawy zostały ogłoszone w 2010r. w Dz. U. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578, Nr 257, poz. 1726.