Powiat Włocławski

Zarządzenie Starosty Włocławskiego nr 53/04 z dnia 21.12.2004 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych.

Zarządzenie nr 53/04 Starosty Włocławskiego z dnia 21 grudnia 2004 roku w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym we Włocławku.
Na podstawie § 54 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego we Włocławku w związku z § 56 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu – stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
Rozdział I Postanowienia ogólne  

§ 1.

Niniejsze zarządzenie, zwane dalej „zarządzeniem”, ustala szczegółowy sposób wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym we Włocławku, zwanym dalej „starostwem”.

§ 2.

Użyte w zarządzeniu następujące określenia oznaczają:
1) instrukcja kancelaryjna – Instrukcję kancelaryjną dla organów powiatu, stanowiącą załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu ( Dz. U. Nr 160, poz. 1074 z późn. zm. ),
2) czynności kancelaryjne – prace wykonywane w starostwie w celu zapewnienia jednolitego sposobu obiegu, tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą,  
3) regulamin starostwa – Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego we Włocławku,
4) starosta – Starostę Włocławskiego,
5) rada – Radę Powiatu we Włocławku,
6) przewodniczący rady – Przewodniczącego Rady Powiatu we Włocławku,
7) wydział właściwy w sprawach organizacji – Wydział Organizacji, Nadzoru, Spraw Społecznych i Zarządzania Kryzysowego funkcjonujący w starostwie na podstawie regulaminu organizacyjnego,
8) sekretariat starostwa – stanowisko pracy w wydziale właściwym w sprawach organizacji, do którego należy obsługa organizacyjna sekretariatu starosty i sekretariatu wicestarosty oraz wykonywanie czynności kancelaryjnych w zakresie określonym zarządzeniem,
9) sekretariat przewodniczącego rady - stanowisko pracy w wydziale właściwym w sprawach organizacji, do którego należy obsługa organizacyjna sekretariatu przewodniczącego rady, wiceprzewodniczących i sekretariatu sekretarza oraz wykonywanie czynności kancelaryjnych w zakresie określonym zarządzeniem,
10) komórki organizacyjne starostwa – wydziały i inne komórki organizacyjne działające w starostwie na podstawie regulaminu starostwa,
11) kierownik komórki organizacyjnej starostwa – naczelnika wydziału lub kierownika innej komórki organizacyjnej starostwa,
12) POI – punkt obsługi interesanta, działający w strukturze organizacyjnej wydziału właściwego w sprawach organizacji, którego zakres zadań określa odpowiednia część regulaminu starostwa oraz zarządzenie,
13) korespondencja – każde pismo składane w starostwie lub przeznaczone do wysyłania
ze starostwa,
14) korespondencja wewnętrzna – część korespondencji, która została wytworzona w starostwie i której adresatem jest: rada powiatu, przewodniczący rady, wiceprzewodniczący, zarząd powiatu, przewodniczący zarządu powiatu, starosta, komórka organizacyjna w starostwie lub jej kierownik, a także każde inne stanowisko pracy,
15) przesyłka – pakiet, paczka, zakopertowane pismo (dokument) otrzymane przez starostwo i wysyłane ze starostwa za pośrednictwem poczty, kuriera, gońca itp., a także otrzymane i nadawane teleksy i telefaksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, wartościowe,
16) rejestr kancelaryjny – zeszyt, książka itp. lub rejestr informatyczny zawierający zestawienie ilościowe korespondencji,
17) nośnik papierowy – arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,
18) sekretarz – Sekretarza Powiatu.
§ 3.
1. Ustalony w zarządzeniu sposób postępowania, z zastrzeżeniem ust. 3, dotyczy w szczególności wykonywania następujących czynności kancelaryjnych:
1) przyjmowania i rozdziału korespondencji oraz przesyłek wpływających do starostwa,
2) obiegu korespondencji z udziałem sekretariatów starostwa i przewodniczącego rady,
3) obiegu korespondencji wewnętrznej,
4) wysyłania korespondencji i przesyłek,
5) udzielania informacji interesantom w celu zapewnienia im właściwej obsługi.
2. Czynności kancelaryjne, o których mowa w ust. 1, wykonują:
1) wyznaczony przez naczelnika wydziału właściwego w sprawach organizacji, pracownik POI, zwany dalej „pracownikiem POI” – wykonujący zadania przewidziane w instrukcji kancelaryjnej dla kancelarii lub stanowiska pracy załatwiającego sprawy obsługi kancelaryjnej,
2) sekretariat starostwa,
3) sekretariat przewodniczącego rady.
3. rzepisów zarządzenia, z wyjątkiem tych zawartych w rozdziale V, nie stosuje się w przypadkach, w których, ze względów organizacyjnych, załatwianie indywidualnych spraw interesantów odbywa się na podstawie bezpośrednio składanych podań, wniosków itp. – występujących głównie w Wydziale Komunikacji oraz Wydziale Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami.
4. Dla zapewnienia odpowiednich warunków techniczno-organizacyjnych, związanych z wykonywaniem przez pracownika POI zadań, o których mowa w ust. 1 pkt 1,4 i 5, naczelnik wydziału właściwego w sprawach organizacji wyposaży POI w komputer z łączem umożliwiającym przyjmowanie poczty elektronicznej i drukarkę oraz telefon podłączony do linii miejskiej i wewnętrznej wraz z telefaksem.
Rozdział II
Przyjmowanie i obieg korespondencji oraz przesyłek  

§ 4.

1. Przesyłki i korespondencję wpływającą do starostwa i składaną w starostwie, z zastrzeżeniem ust. 4 i 5 oraz § 5 ust. 3 i § 6, przyjmuje i odbiera pracownik POI.
2. Przesyłki i korespondencja, o których mowa w ust.1, z zastrzeżeniem ust. 3, podlegają rejestracji asortymentowej i ilościowej w rejestrze kancelaryjnym. Wzór rejestru, z uwzględnieniem ust. 3, określa naczelnik wydziału właściwego w sprawach organizacji.
3. Rejestracji, o której mowa w ust. 2, podlega korespondencja i przesyłki dostarczone za pośrednictwem poczty, kuriera i gońca, w szczególności według następujących grup asortymentowych: listy zwykłe, listy polecone, listy polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, listy i przesyłki ekspresowe, listy i przesyłki wartościowe, paczki, pakiety itp.,
4. Pracownik POI odbiera pocztę elektroniczną wpływającą do starostwa na adresy: www@starostwo.powiat.wloclawski.pl i starosta.cwl@powiatypolskie.pl oraz telefaksy wpływające do starostwa na numer 231 56 80.
5. W przypadku konieczności złożenia podania do protokołu, pracownik POI kieruje interesanta wnoszącego podanie do właściwego wydziału lub innej komórki organizacyjnej starostwa, zgodnie z zakresem realizowanych zadań wynikających z regulaminu starostwa.
6. Przyjmując przesyłki przekazywane za pośrednictwem poczty, kuriera lub gońca – zwłaszcza polecone, wartościowe, ekspresowe, paczki i pisma procesowe – pracownik POI sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, pracownik POI sporządza adnotację na kopercie, opakowaniu lub na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego, kuriera lub gońca spisania protokołu (notatki) o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
7. Przesyłki i korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata niż starostwo) pracownik POI zwraca niezwłocznie do urzędu pocztowego lub innemu podmiotowi, który taką przesyłkę lub korespondencję doręczył.
8. Przesyłki specjalnego rodzaju takie jak: teleksy, telefaksy, poczta elektroniczna; przesyłki nadawane przez naczelne i centralne organy administracji publicznej, sądy i prokuratury; listy polecone, ekspresowe; paczki i przesyłki wartościowe – pracownik POI wpisuje do „Rejestru przesyłek specjalnego rodzaju”, którego wzór ustala naczelnik wydziału właściwego w sprawach organizacji. Do rejestru nie wpisuje się publikacji (afiszy, ogłoszeń reklamowych, prospektów itp.), zaproszeń, życzeń i innych pism o podobnym charakterze.
9. Dokonanie wpisu do rejestru, o którym mowa w ust. 8, pracownik POI potwierdza odpowiednią adnotacją w obrębie pieczęci wpływu przesyłki, nadając jej dalszy bieg stosownie do postanowień zarządzenia. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik do zarządzenia.
10. Na żądanie składającego korespondencję, pracownik POI potwierdza jej otrzymanie przy użyciu pieczęci, o której mowa w ust. 9.
11. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust 1-10, pracownik POI przekazuje korespondencję i przesyłki odpowiednio:
1) sekretariatowi starostwa – adresowane do zarządu powiatu, przewodniczącego zarządu powiatu; imiennie do starosty, wicestarosty; do starostwa, poszczególnych komórek organizacyjnych starostwa i ich kierowników, a także do innych stanowisk pracy,
2) sekretariatowi przewodniczącego rady – adresowane do rady; imiennie do przewodniczącego rady, wiceprzewodniczących i radnych, oraz skargi na działalność zarządu powiatu, starosty, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży i innych jednostek organizacyjnych powiatu,
3) adresatom – w przypadku korespondencji i przesyłek adresowanych imiennie,
4) wyznaczonemu przez naczelnika wydziału właściwego w sprawach organizacji, pracownikowi tego wydziału – paczki i inne przesyłki wartościowe,
5) pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych – opatrzone klauzulą „poufne”.

§ 5.

1. Pocztę elektroniczną wpływającą do starostwa na inne adresy niż te określone w § 4 ust. 4 przyjmują pracownicy starostwa, którzy adresy te obsługują.
2. Telefaksy wpływające do starostwa na numer 231 56 86 przyjmują pracownicy Biura Rady.
3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 i 2, niezwłocznie przekazywane są pracownikowi POI, który postępuje z nimi w sposób określony w § 4 ust. 8-9 i 11.

§ 6.

1. Korespondencja wewnętrzna adresowana do zarządu powiatu, przewodniczącego zarządu powiatu, starosty i wicestarosty składana jest bezpośrednio w sekretariacie starostwa za potwierdzeniem wpływu. Przepis § 9 ust. 5 stosuje się odpowiednio.
2. Korespondencja wewnętrzna adresowana do rady, przewodniczącego rady,  wiceprzewodniczących składana jest bezpośrednio w sekretariacie przewodniczącego rady za potwierdzeniem wpływu. Przepis § 9 ust. 5 stosuje się odpowiednio.
3. Korespondencję wewnętrzną inną niż ta, o której mowa w ust. 1 i 2, komórki organizacyjne starostwa przekazują między sobą, za pośrednictwem swoich pracowników, bez pokwitowania.

§ 7.

1. Sekretariat starostwa prowadzi odrębne dzienniki korespondencyjne dla starosty i wicestarosty. Wzór dzienników określa załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej.
2. Sekretariat przewodniczącego rady prowadzi dziennik korespondencyjny rady. Przepis ust. 1 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.

§ 8.

Pracownicy sekretariatów, o których mowa w § 4 ust.11 pkt 1 i 2, po otrzymaniu od pracownika POI korespondencji i przesyłek, niezwłocznie wykonują wszystkie czynności określone w § 6 ust. 4-9 instrukcji kancelaryjnej.

§ 9.

1. Po wykonaniu czynności, o których mowa w § 8, pracownik sekretariatu starostwa segreguje otrzymaną korespondencję według jej treści, a następnie, z uwzględnieniem ust. 2 – 4, pojedynczo wpisuje ją do dzienników korespondencyjnych starosty i wicestarosty. Do dzienników korespondencyjnych nie wpisuje się, zarejestrowanych już w innych rejestrach, faksów, telefaksów i poczty elektronicznej.
2. Jeżeli po otwarciu koperty lub innego opakowania przesyłki okaże się, że pismo w niej zawarte adresowane jest do rady, przewodniczącego rady, wiceprzewodniczącego lub dotyczy skargi na działalność zarządu powiatu, starosty, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży i jednostek organizacyjnych powiatu, pracownik sekretariatu starostwa niezwłocznie przekazuje takie pismo do sekretariatu przewodniczącego rady.
3. Do dziennika korespondencyjnego starosty wpisuje się przesyłki i korespondencję:
1) adresowaną imiennie do starosty,
2) adresowaną do starosty,
3) zastrzeżoną adnotację „do rąk własnych”,
4) adresowaną do zarządu powiatu,
5) stanowiącą tajemnicę służbową – opatrzoną klauzulą „zastrzeżone”,
6) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania starostwa,
7) skargi i wnioski dotyczące działalności starostwa i pracy jego pracowników,
8) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w starostwie, jednostkach organizacyjnych powiatu oraz powiatowych służbach, inspekcjach i strażach – stosownie do sprawowanego nad nimi zwierzchnictwa lub nadzoru,
9) adresowaną do starostwa i komórek organizacyjnych starostwa, dotyczącą spraw nadzorowanych kompetencyjnie przez starostę na podstawie odpowiedniej uchwały zarządu powiatu i zarządzenia starosty,
4. Do dziennika korespondencyjnego wicestarosty wpisuje się przesyłki i korespondencję:
1) adresowaną imiennie do wicestarosty,
2) adresowaną do wicestarosty,
3) zastrzeżoną adnotacją „do rąk własnych”,
4) adresowaną do starostwa i komórek organizacyjnych starostwa, dotyczącą spraw nadzorowanych kompetencyjnie przez wicestarostę na podstawie odpowiedniej uchwały zarządu powiatu i zarządzenia starosty.
5. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji, po wpisaniu jej do odpowiednich dzienników korespondencyjnych, umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony, a na przesyłkach przekazanych bez otwierania – na przedniej stronie koperty lub innego opakowania, pieczątkę wpływu do sekretariatu starosty lub wicestarosty – określając datę otrzymania. Przepis § 4 ust. 9 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.
6. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 2 – 5 pracownik sekretariatu starostwa niezwłocznie przekazuje otrzymaną korespondencję sekretarzowi, który dokonuje na niej wstępnej dekretacji, z zastrzeżeniem ust. 8.
7. Korespondencję przejrzaną, zadekretowaną i zwróconą przez sekretarza, pracownik sekretariatu starostwa – zgodnie z dokonanymi wpisami w odpowiednich dziennikach korespondencyjnych i dekretacją sekretarza – niezwłocznie przekazuje staroście i wicestaroście, z zastrzeżeniem ust. 9.
8. Podczas nieobecności sekretarza, pracownik sekretariatu starostwa po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 2 – 5, niezwłocznie przekazuje otrzymana korespondencje staroście i wicestaroście, z zastrzeżeniem ust. 9.
9. Podczas nieobecności starosty lub niemożliwości wykonywania przez starostę obowiązków służbowych przepis § 10 ust. 2 pkt 1 regulaminu starostwa stosuje się odpowiednio.

§ 10.

1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez starostę i wicestarostę pracownik sekretariatu starostwa dzieli zgodnie z dekretacjami i dyspozycjami, a następnie przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym starostwa lub osobom zajmującym samodzielne stanowiska pracy.
2. Przekazanie korespondencji, z uwzględnieniem ust. 3, odbywa się za pokwitowaniem w odpowiednim dzienniku korespondencyjnym
3. Odbioru korespondencji z sekretariatu dokonują kierownicy komórek organizacyjnych starostwa lub wyznaczeni przez nich pracownicy, a także indywidualnie wskazani w dekretacji pracownicy starostwa.

§ 11.

1. Po wykonaniu czynności, o których mowa w § 8, pracownik sekretariatu przewodniczącego rady otrzymaną korespondencję segreguje, a następnie, z uwzględnieniem ust. 2, pojedynczo wpisuje je do dziennika korespondencyjnego rady. Przepis § 4 ust. 7 zdanie drugie oraz § 9 ust. 1 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.
2. Jeżeli po otwarciu koperty lub innego opakowania przesyłki okaże się, że pismo nie jest adresowane do osób i podmiotów lub nie dotyczy spraw, o których mowa w § 4 ust 11 pkt 2, pracownik sekretariatu przewodniczącego rady niezwłocznie przekazuje takie pismo do sekretariatu starostwa.
3. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, pracownik sekretariatu przewodniczącego rady przekazuje otrzymaną korespondencję przewodniczącemu rady lub wiceprzewodniczącym i radym, jeżeli była adresowana imiennie.

§ 12.

1. Korespondencję zadekretowaną i zwróconą przez przewodniczącego rady i wiceprzewodniczących pracownik sekretariatu przewodniczącego rady – zgodnie z dokonanymi wpisami i dekretacją – niezwłocznie przekazuje pracownikowi Biura Rady.
2. Przekazanie korespondencji odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym przewodniczącego rady.
3. Pracownicy Biura Rady, stosownie do posiadanego zakresu obowiązków, koordynują załatwianie spraw wynikających z odebranej korespondencji, w tym związanych z doręczeniem jej przewodniczącym komisji rady.
Rozdział III
Wysyłanie korespondencji i przesyłek  

§ 13.

1. Korespondencję wytworzoną w starostwie, a także inne dokumenty i materiały przeznaczone do wysłania w formie przesyłki – komórki organizacyjne starostwa i inne samodzielne stanowiska pracy przekazują pracownikowi POI w stanie nie zapakowanym.
2. Pracownik POI, z zastrzeżeniem ust. 3, kopertuje korespondencję, pakuje dokumenty i inne materiały przeznaczone do wysyłki, adresuje i opisuje je według dyspozycji zamieszczonych na pismach lub przekazanych przez pracowników je wytwarzających, a następnie, odpowiednio opieczętowuje i wpisuje do odpowiednich rejestrów kontrolnych, których wzory ustala naczelnik wydziału właściwego w sprawach organizacji. Brak dyspozycji, o jakiej mowa w zdaniu pierwszym oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
3. Korespondencję adresowaną do tego samego adresata pracownik POI pakuje w jedną kopertę i wysyła jako jedną przesyłkę.

§ 14.

1. Korespondencję przeznaczoną do wysłania ze starostwa za pośrednictwem telefaksu wysyłają:
1) Biuro Rady – dotyczącą wyłącznie tematyki związanej z działalnością rady i radnych powiatu,
2) pracownik POI – pozostałą, nie wymienioną w pkcie 1.
2. Biuro Rady i pracownik POI prowadzą odpowiednie rejestry ewidencjonujące fakt nadania przesyłki oraz numer telefaksu adresata.
3. Korespondencję przeznaczoną do wysłania ze starostwa drogą elektroniczną wysyłają pracownicy starostwa obsługujący poszczególne skrzynki adresowe tej poczty oraz inne osoby wyznaczone do tego przez starostę w odrębnym trybie.
Rozdział IV
Obsługa interesantów  

§ 15.

1. Naczelnik wydziału właściwego w sprawach organizacji organizuje pracę POI w sposób zapewniający właściwą realizację jego zadań – określonych w regulaminie starostwa oraz w zarządzeniu.
2. W pracy POI, oprócz stałego pracownika POI, uczestniczą inni pracownicy starostwa delegowani przez kierowników komórek organizacyjnych starostwa do merytorycznej obsługi interesantów.
3. Szczegółowy sposób działania POI, z uwzględnieniem jego zakresu określonego w regulaminie starostwa oraz zarządzeniu, ustala naczelnik wydziału, o którym mowa w ust. 1.
Rozdział V
Postanowienia końcowe  

§ 16.

W sprawach nie uregulowanych, a dotyczących wykonywania czynności kancelaryjnych, o których mowa w zarządzeniu, oraz innych wynikających z instrukcji kancelaryjnej, mają zastosowanie odpowiednie przepisy określone w tej instrukcji.

§ 17.

Wykonanie zarządzenia powierza się naczelnikowi wydziału właściwego w sprawach organizacji za wyjątkiem § 13 – 16, których wykonanie powierza się kierownikom wszystkich komórek organizacyjnych starostwa i innym samodzielnym stanowiskom pracy – odpowiednio do zadań w zarządzeniu określonych.

§ 18.

Traci moc Zarządzenie Nr 29/01 Starosty Włocławskiego z dnia 14 grudnia 2001 roku w sprawie ustalenia zasad i trybu obiegu dokumentów i korespondencji w Starostwie zmienione Zarządzeniem Nr 26/04 Starosty Włocławskiego z dnia 5 lipca 2004 roku.

§ 19.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2005 roku.