Powiat Włocławski

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2015 r., poz. 1445) oraz § 8 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego we Włocławku, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XXXV/329/14 Rady Powiatu we Włocławku z dnia 1 sierpnia 2014 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego we Włocławku zarządza się, co następuje:

§ 1.1  W Starostwie Powiatowym we Włocławku prowadzi się rejestr umów, zwany dalej „rejestrem”.   
  
2.  Rejestr prowadzony jest w Wydziale Zarządzania, Administracji i Bezpieczeństwa (wzór rejestru stanowi załącznik  do zarządzenia).

3. Rejestr prowadzi się oddzielnie dla każdego roku kalendarzowego.

§ 2. 1 Obowiązek rejestracji umów w rejestrze dotyczy wszystkich umów i aneksów zawartych w formie pisemnej, w tym:

1) umów zawartych przez Powiat Włocławski reprezentowany przez:
    a) Zarząd Powiatu
    b) dwóch członków Zarządu Powiatu;
    c) jednego członka Zarządu i osobę upoważnioną przez Zarząd;
    d) Starostę Włocławskiego;
2) umów wymagających osobistej kontrasygnaty Skarbnika Powiatu,
3) umów zawartych przez Skarb Państwa reprezentowany przez Starostę Włocławskiego;
4) umów zawartych przez Starostwo Powiatowe we Włocławku.

2. Rejestr nie dotyczy umów wynikających ze stosunku pracy i umów na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych.

3. Rejestr umów nie obejmuje porozumień zawieranych przez Powiat Włocławski i Starostę Włocławskiego, wobec których zostaną ustalone zasady odrębnym zarządzeniem.
 
§ 3. 1  Za właściwe przygotowanie projektu umowy i uzgodnienie jej zapisów ze stronami umowy odpowiedzialny jest właściwy merytorycznie naczelnik komórki organizacyjnej, kierownik jednostki organizacyjnej lub wyznaczony przez nich pracownik.

2. Projekt umowy przedkładany do dalszej akceptacji, przygotowany przez komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska Starostwa Powiatowego  powinien zawierać:

1) numer umowy, na który składają się oddzielone znakiem „/”:
  a) symbol literowy komórki organizacyjnej, która merytorycznie przygotowała umowę, zgodny z Regulaminem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego we Włocławku;
    b) numer jednolitego rzeczowego wykazu akt;
   c) kolejna liczba porządkowa, nadawana narastająco w sposób ciągły w danym roku (nr kolejnej umowy, która zostaje wytworzona w prowadzonej sprawie);
   d) rok zawarcia umowy (przykład: ZAB/2150.1.1/1/2015);
2) pełną nazwę stron zawierających umowę:
   a) w przypadku osób fizycznych – imię i nazwisko, adres zamieszkania, nr dowodu tożsamości, NIP lub PESEL;
   b) w przypadku osób prawnych, stowarzyszeń i spółek osobowych, w tym spółek cywilnych – dokładna nazwa firmy, jej siedziba, nr KRS lub numer wpisu w innym urzędowym rejestrze z podaniem nazwy tego rejestru, NIP, REGON oraz imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania wraz z zajmowanym stanowiskiem;
3) zastosowany tryb wyłonienia wykonawcy w przypadku umów zawieranych w oparciu o prawo zamówień publicznych,
4) dokładne określenie przedmiotu umowy,
5) termin wykonania umowy,
6) wysokość wynagrodzenia brutto oraz stawkę podatku VAT  jeżeli zapłata następuje na podstawie faktury, oraz formę wynagrodzenia (np. wynagrodzenie ryczałtowe, kosztorysowe itp.) i sposób zapłaty. W przypadku płatności w latach muszą być określone kwoty przypadające na poszczególne lata (np. 2015 ……., 2016……….),
7) termin zapłaty określony tak, aby zapłata następowała w terminie do 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT, rachunków lub innych dowodów księgowych,
8) wysokość kar umownych w przypadku nie wykonania lub nienależytego wykonania umowy oraz zapis dotyczący możliwości dochodzenia odszkodowania przewyższającego kary umowne,
9) zapis o możliwości odstąpienia bądź wypowiedzenia umowy oraz ich przesłanki,
10) własnoręczny podpis osoby, która go opracowała,
11) własnoręczny podpis właściwego merytorycznie naczelnika wydziału lub kierownika jednostki organizacyjnej.

3. Projekt umowy przygotowany przez podmioty, inne niż wymienione w § 3 ust. 2, powinien dodatkowo zawierać:

1) sygnaturę akt sprawy, której dotyczy umowa;
2) akceptację właściwego merytorycznie naczelnika wydziału lub kierownika jednostki organizacyjnej.
     
§ 4. 1 Projekt umowy pod względem formalnoprawnym opiniuje radca prawny pełniący obsługę prawną w Starostwie Powiatowym we Włocławku.

2. Projekt umowy, do którego wniesiono uwagi, zmiany lub poprawki wymaga ponownego zaopiniowania przez radcę prawnego.

3. Ostatecznej akceptacji umowy pod względem prawnym dokonuje radca prawny poprzez odciśnięcie pieczęci imiennej wraz z podpisem.

§ 5. Projekt umowy, z której wynika zobowiązanie pieniężne podlega kontrasygnacie Skarbnika Powiatu Włocławskiego lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 6. Projekt umowy przedkłada się do podpisu w odpowiedniej ilości egzemplarzy, przy czym jeden z egzemplarzy powinien być zaopatrzony we wszystkie wymagane zarządzeniem akceptacje i uzgodnienia.
 
§ 7. Po obustronnym podpisaniu umowy, jej egzemplarze otrzymują:

1) 1 egz. oryginału (zaopatrzony we wszystkie wymagane zarządzeniem akceptacje i uzgodnienia) Wydział Zarządzania, Administracji i Bezpieczeństwa – rejestr umów;
2) 1 egz. oryginału – druga strona umowy;
3) 1 egz. oryginału lub kopii (jeżeli umowa wywołuje skutki finansowe) – Wydział Finansowo – Księgowy;
4) 1 egz. kopii (umowy zlecenia i umowy o dzieło) – Stanowisko ds. pracowniczych;
5) 1 egz. oryginału lub kopii – komórka organizacyjna sporządzająca umowę.

§ 8. Obowiązek zarejestrowania zawartej umowy spoczywa na merytorycznie odpowiedzialnej komórce organizacyjnej Urzędu i powinien być zrealizowany niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia zawarcia lub otrzymania podpisanej przez drugą stronę umowy.

§ 9. 1  Potwierdzeniem rejestracji umowy jest opatrzenie ostatniej strony umowy pieczęcią o treści:

 
2. Wpisu dokonuje pracownik prowadzący rejestr.

§ 10. 1  Rejestr umów zawiera następujące dane:

1) numer w rejestrze;
2)  numer umowy/aneksu;
3) data zawarcia umowy/aneksu;
4) nazwa i adres podmiotu, z którym zawarto umowę/aneks
5) przedmiot umowy/aneksu;
6) okres obowiązywania umowy/aneksu;
7) wartość umowy/aneksu;
8) uwagi.

2. W razie potrzeby rejestr może zostać uzupełniony o inne elementy, które mogą okazać się konieczne do prawidłowego jego prowadzenia.

§ 11. Wykonanie zarządzenia powierza się naczelnikom wydziałów, samodzielnym stanowiskom pracy Starostwa Powiatowego we Włocławku oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Powiatu Włocławskiego.

§ 12. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.

§ 13. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2016 roku.
 
 


                                                                                                          Starosta Włocławski
                                                                                                              Kazimierz Kaca

Aby zapoznać się z treścią załącznika należy kliknąć tutaj (29kB)

Wytworzył: Starosta Włocławski (31 grudnia 2015)
Opublikował: Emilia Kordylewska (4 stycznia 2016, 14:35:22)

Ostatnia zmiana: brak zmian
Liczba odsłon: 286